Familienmitglieder richtig beschäftigen

Häufig kommt es in Transport- und Speditionsunternehmen vor, dass Familienangehörige mitarbeiten: Ob die Ehefrau die Buchhaltung erledigt oder der Sohn eine Ausbildung zum Speditionskaufmann macht - in vielen Kleinbetrieben und mittelständischen Unternehmen ist die Arbeitskraft der Verwandtschaft unverzichtbar. Bei Arbeitsverträgen mit Ehepartnern, Kindern oder anderen Angehörigen müssen allerdings bestimmte Formalitäten eingehalten werden, warnt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC). Andernfalls kann das zivilrechtliche, steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Folgen haben und es drohen hohe Nachzahlungen. Vorteile für beide Seiten Die Mitarbeit von Familienangehörigen ist praktisch und finanziell reizvoll. Unternehmen gewinnen Vertrauenspersonen, die in der Regel mit Herzblut bei der Sache sind. Zudem, darauf weist der BVBC hin, bessern die Gehaltszahlungen die Familienkasse auf und sind gleichzeitig als gewinnmindernde Betriebsausgabe absetzbar. Der Status eines sozialversicherungspflichtigen Mitarbeiters hat auch für die Angehörigen mehrere Vorteile. Sie sind kranken-, pflege-, arbeitslosen- und rentenversichert. Zum Beispiel hat die Gattin, die im eigenen Unternehmen mitarbeitet, Anspruch auf Mutterschaftsgeld während des Mutterschutzes, auf Krankengeld bei Arbeitsunfähigkeit und nach zwölf Monaten auf Arbeitslosengeld (das gilt nicht für Minijobber). Weil aber mitunter getrickst wird, prüft der Fiskus genau, ob die Verträge ernsthaft vereinbart und tatsächlich durchgeführt werden. "Schnell argwöhnen die Finanzbeamten, dass das Arbeitsverhältnis nur auf dem Papier existiert, um Steuern zu sparen", betont BVBC-Präsidentin Christel Fries. Klare Zuordnung ist wichtig Grundsätzlich gelten laut der R+V-Versicherung für Verwandte im eigenen Unternehmen dieselben arbeitsvertraglichen sowie sozialversicherungstechnischen Regeln wie für fremde Mitarbeiter. Wichtig sei es, von Beginn an zu klären, ob die vom Familienmitglied geleistete Arbeit sozialversicherungspflichtig ist oder nicht. Hierbei hilft nach Angaben der R+V-Versicherung unter anderem ein Fragebogen, den der Arbeitgeber von der zuständigen Krankenkasse bekommt, wenn er dort das Beschäftigungsverhältnis meldet. Abhängige Beschäftigungsverhältnisse sind sozialversicherungspflichtig, bei familienhafter Mitarbeit besteht dagegen keine Sozialversicherungspflicht. Das Bundessozialgericht hat bestimmte Beurteilungskriterien für die abhängige Beschäftigung von Angehörigen entwickelt: zum Beispiel die Eingliederung des Familienmitgliedes in das Unternehmen oder das Weisungsrecht des Arbeitgebers (siehe Kasten). Diese Grundsätze gelten vor allem für die Beschäftigung von Ehegatten. Hier stellen die Behörden die strengsten Anforderungen, bei Kindern, Eltern und Geschwistern sind diese etwas lockerer. Eine familienhafte Mitarbeit nehmen die Behörden demgegenüber dann an, wenn Angehörige nur gelegentlich, unregelmäßig gegen Bezahlung aushelfen und keine angemessene Bezahlung für deren Arbeitsleistung gewährt wird. Thomas Hoppmann von der Steuerberatung Hoppmann und Hellwig in Hamburg erklärt, warum diese Unterscheidung so wichtig ist: "Wurden etwa für einen Angestellten im Familienbetrieb jahrzehntelang Sozialversicherungsbeiträge eingezahlt, so können die Sozialversicherungsansprüche fast komplett verloren gehen, wenn beispielsweise kurz vor dem Rentenalter bei einer Prüfung festgestellt wird, dass es sich in Wirklichkeit nicht um ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis handelte." Dies könne zum Beispiel der Fall sein, wenn sich herausstelle, dass die Ehefrau nie die festgeschriebenen 40 Stunden pro Woche gearbeitet hat, sondern nur rund 20. Oder auch dann, wenn sie ihre Arbeitszeiten weitgehend selbst festlegt und Friseurbesuche, Einkaufsfahrten oder die Abholung der Kinder dazwischen eingestreut hat. Der Fiskus sieht genau hin Nicht nur die Sozialversicherungs- und Rentenversicherungsträger werfen ein besonderes Auge auf Angehörige im eigenen Betrieb. Auch die Finanzbeamten forschen bei einer Betriebsprüfung gern gezielt nach: Nach der Erfahrung des BVBC befragen sie angestellte Familienmitglieder etwa nach Geschäftsvorgängen und dem Aufbewahrungsort wichtiger Unterlagen. So kommen sie Ungereimtheiten leicht auf die Schliche und verweigern unter Umständen die besagte Anerkennung als Betriebsausgabe. Nur wer die Vereinbarung und Durchführung von Familienverträgen zweifelsfrei belegen kann, ist auf der sicheren Seite. Ob ein Vertrag zwischen nahen Angehörigen steuerlich anzuerkennen ist, beurteilen die Behörden anhand eines Fremdvergleichs. "Sowohl der Arbeits- oder Ausbildungsvertrag als auch dessen Durchführung in der Praxis muss dem entsprechen, was unter Fremden üblich ist", sagt Hoppmann. Der Fremdvergleich ist auch maßgeblich, wenn man Arbeitslöhne als Betriebsausgaben geltend machen will. Die Grundsätze für den steuermindernden Abzug von Betriebsausgaben für die Vergütung von Arbeitsleistungen naher Angehöriger hat der Bundesfinanzhof (BFH) vergangenes Jahr im Rahmen eines Urteils präzisiert und die Formalitäten damit etwas gelockert: Die Bundesrichter in München entschieden, dass unbezahlte Mehrarbeitszeiten, die über die vertraglich vereinbarte Stundenzahl hinausgehen, bei der Beurteilung des Arbeitsvertrages mit einem Familienmitglied nicht einzubeziehen sind. Das Finanzamt darf also das Arbeitsverhältnis nicht allein mit der Begründung ablehnen, dass der nahe Angehörige mehr Arbeitsstunden geleistet hat als vertraglich vereinbart waren und fremde Dritte unbezahlt keine Überstunden machen würden. Maßgeblich für den Betriebskostenabzug sei stattdessen, dass der Angehörige die vereinbarten Arbeitsstunden tatsächlich ableistet, betont BVBC-Expertin Fries: "Unbezahlte Überstunden gefährden den Steuerabzug nicht." Zeitnachweis bringt Sicherheit Unternehmen sollten gerade für Familienangehörige einen Arbeitszeitnachweis führen, um die erbrachte Arbeitsleistung zu belegen, empfiehlt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller. So ließen sich viele Vorbehalte der Finanzbehörden von vornherein entkräften. Keinesfalls solle man die Formalitäten für Familienverträge auf die leichte Schulter nehmen. Demnach sei es ratsam, stets auf einen Standardvertrag zurückzugreifen, einen marktüblichen Lohn zu vereinbaren und das Beschäftigungsverhältnis zeitnah dem Sozialversicherungsträger zu melden. Besondere Vorsicht ist bei allen Gehaltszahlungen geboten: "Alle Zahlungen müssen regelmäßig auf einem eigenen Konto des Angehörigen eingehen", sagt Fries. "Überweisungen auf ein gemeinsames Konto sind tabu." Wer diese Hinweise befolge, spare sich Ärger mit den Finanzbehörden. Checkliste Beurteilung der Versicherungspflicht von Familienangehörigen Laut dem Bundessozialgericht liegt ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis vor, wenn:- der mitarbeitende Familienangehörige in den Betrieb eingegliedert ist,- er dem Weisungsrecht des Arbeitgebers unterliegt (bei Verwandten kann das Weisungsrecht abgeschwächt sein),- das Entgelt einen angemessenen Gegenwert für seine Arbeit darstellt und über einen freien Unterhalt oder eine Anerkennung für Gefälligkeiten hinausgeht,- das Entgelt dem Angehörigen zur freien Verfügung ausgezahlt wird,- die steuerliche und buchhalterische Behandlung des Entgelts für ein solches spricht, zum Beispiel Abführung von Lohnsteuer, Verbuchung als Betriebsausgabe und- anstelle des Angehörigen eine fremde Arbeitskraft beschäftigt werden müsste.Quelle: R+V-Versicherung

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