Mit Locher und Ordner gegen die Maus

Knicken, locken, abheften - der gute alte Beamten-Dreikampf wird noch immer in so mancher Speditiion ausgetragen. Auch das gute alte Faxgerät ist noch nicht eingemottet, sondern wird in fast allen Unternehmen noch häufig oder gar sehr häufig genutzt. Vor allem Transport- und Logistikunternehmen arbeiten bei Büro- und Verwaltungsprozessen noch am häufigsten papierbasiert. Das ergab jüngst eine Studie des Digitalverbandes Bitkom unter elf Branchen. Für diese hat Bitkom den "Digital Office Index" (DOI) erstellt. Der beschreibt, wie weit Unternehmen ihre Prozesse bereits digitalisiert haben und an welchen Stellen Nachbesserungsbedarf besteht (siehe Grafik rechts). "Zwar ist der Weg hin zum digitalen Büro in Deutschland erst zur Hälfte geschafft. Doch die Ergebnisse der Studie zeigen, dass viele Unternehmen die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse vorantreiben", sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs Enterprise Content Management im Bitkom. So kündigt fast die Hälfte (46 Prozent) der befragten Unternehmen an, im Jahr 2016 vermehrt in die Digitalisierung von Büround Verwaltungsprozessen zu investieren. Transport und Logistikunternehmen liegen dabei sogar auf Rang drei hinter Versorgern und Maschinenbauern. 52 Prozent wollen mehr ausgeben. Geld, das offensichtlich gut angelegt ist: 74 Prozent der befragten Unternehmen sagen, dass sich die Einführung neuer Software-Lösungen positiv auf die Leistungsfähigkeit ihrer internen Büro- und Verwaltungsprozesse ausgewirkt hat. Sogar die Kundenzufriedenheit hat sich dadurch bei zwei Dritteln der Unternehmen verbessert. Beim Einsatz digitaler Büro- und Verwaltungsprozesse in Unternehmen identifiziert der DOI vier verschiedene Nutzertypen. Sie unterteilen sich in Vorreiter, Unternehmen mit über- oder unterdurchschnittlichem Digitalisierungsfortschritt und Nachzügler. Die Vorreiter der Digitalisierung setzen weit häufiger als andere Firmen Software-Lösungen für Geschäftsprozesse ein und nutzen Cloud Computing. Auch die elektronische Rechnung haben sie bereits umgesetzt und die Digitalisierung ihrer Papierakten weitgehend abgeschlossen. Neben einer zentralen Strategie für die Bewältigung des digitalen Wandels verfügen sie über einen Mitarbeiter, der für die Koordinierung der Digitalisierung verantwortlich ist. Laut Studie zählen neun Prozent aller Unternehmen in Deutschland zu den Vorreitern der Digitalisierung. Transport- und Logistikunternehmen zählen zur Gruppe mit unterdurchschnittlichem Digitalisierungsfortschritt - sie sind in den genannten Punkten noch nicht so weit. Wolken ziehen auf Sie verfügen seltener über eine zentrale Strategie zur Bewältigung des digitalen Wandels und haben oft keinen speziellen Verantwortlichen für die Digitalisierung. Software- und Cloud-Lösungen nutzen diese Unternehmen unterdurchschnittlich häufig, allerdings ist der Anteil an Planern von Cloud-Lösungen weit überdurchschnittlich. Rechnungen werden in der Regel in Papierform verschickt und empfangen und auch neuere Papierakten werden nur teilweise digitalisiert. "Oft wird Digitalisierung auf sehr abstrakter Ebene diskutiert", sagt Biffar. Dabei werde allzu häufig vergessen, dass auch im Bestehenden bereits Wesentliches verbessert werden könne. "Von Rechnungen über die Kundenkommunikation bis zu Arbeitsabläufen: Im Büro ist vieles schnell, mit geringem Aufwand und mit Hilfe existierender Lösungen digitalisierbar." Daher wundert es auch nicht, dass die große Mehrheit der Unternehmen (87 Prozent) den digitalen Wandel als Chance sieht und nicht als Risiko. Transport- und Logistikunternehmen liegen hier im Mittelfeld (77 Prozent). Dennoch haben nur 27 Prozent der Unternehmen eine Strategie für die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen. Das ist im Branchenvergleich der letzte Platz. Speicherchips können Ordner ersetzen Die Mehrheit der Unternehmen nutzt Enterprise Content Management (ECM)-Software, um Informationen zu verteilen oder Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, digital zu archivieren und wiederzufinden. Die Hälfte aller Unternehmen digitalisiert ihre Dokumente beispielsweise über ECM-Software, vier von zehn Unternehmen (44 Prozent) steuern Prozesse wie die Freigabe von Rechnungen digital. Allerdings werden 60 Prozent der Rechnungen noch auf Papier erstellt. Bei Transport- und Logistikunternehmen ist der Papieranteil überdurchschnittlich (64 Prozent) hoch, dafür sind Papierakten unterdurchschnittlich oft digitalisiert. Locher und Ordner ersetzen die Maus nur zögerlich. Mehr zum Thema finden Sie im Dossier Software www.verkehrsrundschau.de/dossiers

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