Durchblick im Zahlendschungel

Ob Auftragsbearbeitung, Lohn- und Gehaltsabrechnung oder Controlling - ohne IT-Unterstützung dürften auch kleine Speditionen heutzutage ziemlich ins Schwitzen kommen. Dabei ist die Digitalisierung kaufmännischer Prozesse bei Kleinunternehmen längst nicht selbstverständlich. Wie eine Studie des Softwareanbieters Lexware aus dem Jahr 2016 zeigte, nutzten 59 Prozent der Kleinst- und Kleinunternehmer für ihre Warenwirtschaft noch Word und Excel. Für die Finanzbuchhaltung waren es immerhin noch 33 Prozent. "Es gibt sicherlich auf Word und Excel basierende, unterstützende Tools, die gut gemacht sind und die individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens gut erfüllen", räumt Alexander Behringer, Produktmanager für kaufmännische Gesamtlösungen beim Softwareanbieter Lexware, ein. Der Austausch von einzelnen Dokumenten oder gar das unübersichtliche Hantieren mit verschiedenen Dateiversionen bei reinen Office-Lösungen seien allerdings sehr zeitfressend. Der entscheidende Nachteil von selbst gestrickten Excel-Konstrukten: Man ist oft vom Wissen jener Person abhängig, die das System aufgesetzt hat und pflegt. "Spätestens, wenn dieser Mitarbeiter die Firma verlässt, kann dieses Konstrukt zum unternehmerischen Risiko werden", gibt Behringer zu bedenken. Professionelle Unternehmenssoftware bringe dagegen ein Level an Rechtssicherheit mit, das ein Excel-Sheet wohl kaum erreichen kann. "Das fängt beim Einhalten von Datenschutzrichtlinien an und hört bei gesetzlichen Änderungen wie einer Anpassung der Sozialversicherungsbeiträge auf", sagt Behringer. Lexware fokussiert sich auf die Zielgruppe der kleinen bis ganz kleinen Unternehmen. Die kaufmännische Gesamtlösung Lexware Financial Office verwenden Unternehmensangaben zufolge auch viele kleine Speditionen für die Buchhaltung und das Rechnungswesen. Die Vorzüge professioneller Software nutzt die internationale Spedition Eberl mit Hauptsitz im bayerischen Aiging bei Traunstein schon viele Jahre. Seit 2010 wickelt ein dreiköpfiges Team das Rechnungswesen mit der Software Diamant/3 aus dem Hause Diamant Software ab. "Spätestens als wir bei einer Größenordnung von rund 15.000 Eingangsrechnungen pro Jahr angelangt waren, stieß unsere alte Buchhaltungssoftware an ihre Grenzen", erinnert sich Finanzbuchhalter Ludwig Kolb. Der Eingabe- und damit Zeitaufwand sei mit der Zeit zu hoch geworden - vor allem, weil es keine Schnittstelle zur von Eberl genutzten Speditionssoftware MWare von Active Logistics gab. "Im Ausgangsbereich mussten die Rechnungen manuell gebucht werden", so Kolb. Diamant/3 bringe eine entsprechende Schnittstelle mit. "Die fakturierten Ausgangsrechnungen können wir so direkt ins Buchhaltungsprogramm einspielen", erzählt Kolb. Ebenfalls angebunden ist Datev, mit dem die Lohnbuchhaltung arbeitet. Für weitere Erleichterungen im Büroalltag sorge ein Zahlungsverkehr-Modul; Eingangsrechnungen werden bei Durchführung des Zahlungsverkehrs automatisch ausgebucht. Ein weiteres Feature für den Spediteur: Das Programm weist selbstständig Rechnungen aus, die beim nächsten Zahllauf fällig werden. "Wir sind mit Diamant/3 immer im Bilde, wissen, welche Zahlungsströme wie laufen, und haben die Liquidität stets im Blick - was gerade im hart umkämpften Speditionsgeschäft außerordentlich wichtig ist", so der Finanzbuchhalter. Tools für die strategische Planung Mittlerweile liegt die Spedition bei einem Rechnungseingang zwischen 15.000 bis 20.000 im Jahr. "Die dank der Softwareunterstützung eingesparte Zeit können wir sinnvoll in andere Bereiche investieren", sagt Kolb. Er empfiehlt auch kleineren Unternehmen den Schritt zur Profi-Software: "Auch wenn sich in unserem Gewerbe die Digitalisierung vielleicht nicht in ganz so schnellen Schritten vollzieht wie in anderen Branchen, kommt man aus meiner Sicht gerade in der Finanzbuchhaltung um eine anständige Software nicht mehr herum." Die Erfassung der betriebswirtschaftlichen Prozesse ist das eine, die Auswertung und Weiterverarbeitung das andere: Controlling ist nicht nur ein Thema für Großkonzerne, das Thema Unternehmenssteuerung geht schließlich auch den kleinen Spediteur etwas an, will er sich erfolgreich am Markt behaupten (siehe auch Kasten). Da sich kleinere Betriebe meist keinen Controller oder gar eine eigene Abteilung leisten können, trägt oft der Unternehmer selbst diese Verantwortung. "Alle Unternehmenskennzahlen auf einen Blick erfassen zu können, um dann die richtigen Entscheidungen zu treffen, ist für den unternehmerischen Erfolg mitentscheidend", sagt denn auch Behringer von Lexware. Umso wichtiger seien Auswertungstools, in dem zentrale Geschäftsentwicklungen, von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen bis hin zu Statistiken aus der Warenwirtschaft, übersichtlich aufbereitet werden. Solche digitalen Helfer nutzt auch Kolb von Eberl: "Das Controlling ist bei der Finanzbuchhaltung aufgehängt. Unsere Software bietet die passenden Auswertungstools, um betriebswirtschaftliche Entwicklungen für die strategische Planung entsprechend aufzubereiten." Als sehr praktisch empfindet er hier zudem eine Excel-Integration: "Man kann jede einzelne Auswertung mit einem Mausklick in Excel exportieren und weiterverarbeiten", so Kolb. Dokumentenmanagement als nächstes Die Spedition will ihr Digitalisierungslevel auch künftig weiter ausbauen. "Wir kriegen einen relativ hohen Anteil der Rechnungen bereits per E-Mail. Der nächste Punkt auf der Agenda ist daher das softwareunterstützte Dokumentenmanagement", sagt Kolb. Weil davon alle Abteilungen profitieren sollen, suche man nach einer neutralen Lösung, die Schnittstellen sowohl zur Speditionssoftware als auch zur Finanzbuchhaltung mitbringt. Mehr zum Thema im Dossier "Unternehmenssoftware" www.verkehrsrundschau.de/dossiers Controlling-Wissen So steuern Kleinunternehmer ihren BetriebControlling wird oft mit Kontrolle gleichgesetzt. Tatsächlich ist das Kunstwort aus dem englischen Wort "to control" abgeleitet und bedeutet "steuern" oder "regeln". Controlling wird in diesem Sinn als unternehmensweites Konzept zur Unterstützung der Geschäftsführung bei der Steuerung der betrieblichen Prozesse verstanden. Lexware Unternehmerwissen empfiehlt folgende Instrumente, die auch Kleinunternehmer mit überschaubarem Arbeitsaufwand nutzen können:- Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA):Die BWA basiert auf den Daten der Finanzbuchhaltung und orientiert sich an der Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Die Zahlen kommen meist monatlich auf den Tisch. In Verbindung mit den Planzahlen ist die BWA das wichtigste Controlling-Instrument für kleine Betriebe.- Steuerung mit einzelnen Kennzahlen:Während die BWA Einzel- und Summenwerte für einen bestimmten Zeitraum anzeigt, verbinden Kennzahlen, beispielsweise Eigenkapitalquote, Umsatzrentabilität, Arbeitsproduktivität und nicht zuletzt Lagerumschlag, mehrere betriebswirtschaftliche Werte. Um den Grad der Zielerreichung zu erkennen, ist ein Soll-Ist-Vergleich zu entwickeln.- Cashflow-Rechnung: Hier wird der Zahlungsmittelstrom ermittelt, der Veränderungen der Liquidität und ihre Ursachen zeigt. Datenbasis sind die Aufwendungen und Erträge in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Weil darin nicht alle der Posten mit Zahlungen verbunden sind, etwa Abschreibungen, müssen sie bereinigt werden. Für das Controlling sind zukunftsbezogene Kapitalflussrechnungen interessant, auch Finanzplan genannt.- Break-Even-Analyse: Die Gewinnschwelle, der sogenannte Break-Even-Point, gibt an, ab welcher Absatzmenge die fixen und variablen Kosten durch die Umsatzerlöse gedeckt sind. Bei der Berechnung der Absatzmenge werden die fixen Kosten durch den Deckungsbeitrag pro Stück (Preis pro Stück minus variable Kosten) geteilt. Auch hier bietet ein Soll-Ist-Vergleich interessante Aussagen. mh

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