Cloudsoftware statt Excel

Aufträge planen, Fahrzeuge disponieren, Personal einteilen - diese Prozesse zu digitalisieren, klingt erst einmal gut. Die Investition in eine professionelle Speditionssoftware ist aber gerade für kleine Transportunternehmen nicht gerade ohne. Als Alternative zu fest installierter, gekaufter Speditionssoftware kommen cloud-basierte Lösungen ins Spiel, die einen vergleichsweise preisgünstigen Einstieg in die Prozessdigitalisierung ermöglichen. Ein kleinerer Vertreter seiner Zunft, der den Sprung von Office und Fax zum digitalen Auftragsmanagement geschafft hat, ist N.P Transport & Logistik. Das Unternehmen aus Frankfurt am Main übernimmt mit seinem 33 Lkw umfassenden Fuhrpark Frachttransporte innerhalb Deutschlands und wickelt zudem multimodale Transporte ab. Entschieden hat sich N.P Transport für die Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) Ctrans aus dem Hause Catkin. "Wir haben vor der Umstellung auf Ctrans unseren Dispoplan in einer Excel-Tabelle erstellt", erinnert sich Speditionsleiter Peter Kehm. Ob Auftraggeber, Aufnahme- und Abgangsterminal, Uhrzeit, Empfangsadresse - diese Eingaben manuell vorzunehmen, habe einen extremen Zeitaufwand bedeutet. "Richtig zeitfressend waren natürlich die Auftragsänderungen, die in unserem Geschäft regelmäßig und gerne geballt einlaufen. Dann hieß es bei jeder neuen Adresse, jedem abweichenden Terminal alles noch einmal einzugeben und neu abzulegen", so Kehm. Leidensdruck verspürte die Spedition auch bei der Kommunikation. Der Auftrag wurde früher per E-Mail übermittelt, die Mail ausgedruckt, die Daten in einen Frachtbrief übertragen. Dann wurde der Frachtbrief dem Fahrer gefaxt. Bei einem Auftragsvolumen von circa 60 Touren am Tag jede Menge Arbeit. "Arbeitstage von morgens um 6 bis 9 Uhr abends waren keine Seltenheit - das ging einfach nicht mehr so weiter", sagt Kehm. Die Vernetzungsplattform Catkin nutzten die Hessen bereits für das Auftragsmanagement. "Am Anfang stand der Wunsch, über Catkin auch Frachtbriefe darstellen zu können. So sind wir 2016 an den Entwickler herangetreten mit dem Wunsch, dieses Feature in die Lösung einzubauen", so Kehm. Herausgekommen ist Ctrans, dessen Entwicklungspartner und Pilotkunde N.P Transport seinerzeit war. Geschützter Bereich in der Cloud Um die Software zu nutzen, genügt ein Browser. Auf der Ctrans-Website melden sich Nutzer mit ihren Zugangsdaten an und nutzen eine eigene "private Instanz". Dort können Aufträge verwaltet, Fahrzeuge geortet und Fahrer über Änderungen oder Aufträge informiert werden. Die Frage "Public oder Private Cloud" ist übrigens nicht nur aus Sicherheitsaspekten, sondern auch hinsichtlich möglicher Kündigungsszenarien relevant. Auch aus diesem Grund seien Systeme, die jedem Kunden eine Private Cloud zuweisen, angeraten, empfiehlt denn auch Software-Experte Christoph Groß, der mit seiner Firma SCC-Center Unternehmen bei Digitalisierungsprojekten berät (siehe Interview). Dort nutzten alle Unternehmen quasi ihre eigene Datenbank, die bei Beendigung des Vertrages übergeben werde. Beim Public-Cloud-Prinzip, bei dem Datensätze vieler Anwender in einer Datenbank gespeichert werden, werde dies schwierig, gibt Groß zu bedenken. Speditionsleiter Kehm freut sich derweil über die Zeit, die sein Unternehmen nun spart. Die vorgegebenen Auftragsstrukturen unterscheiden zwischen Fernverkehren, Werksverkehren, Bahntransporten und Umfuhren, was für ein Unternehmen, das viele Kombinierte Verkehre realisiert, "besonders praktisch" sei. Die Fahrer - eigene und fremde - sind über eine App angebunden. So erhalten sie nicht nur ihre Aufträge, sondern können Abweichungen melden oder Frachtbriefe ausdrucken. "Unsere Kunden hätten auch die Möglichkeit, Frachtbriefe digital zu erhalten. Viele bevorzugen allerdings nach wie vor Papier", erklärt Kehm. Daher habe man die Lkw mit mobilen Druckern ausgerüstet. "Die Frachtbriefe werden dem Fahrer auf die App geschickt und er druckt sie im Fahrerhaus aus", sagt Kehm. Abrechnung pro Auftrag oder Flatrate Im Gegensatz zu früher, als Frachtbriefe noch manuell erfasst wurden, geht die Fehlerquote Anwenderangaben zufolge gegen Null. Nicht zuletzt kann sich N.P Transport nun auf die wesentlichen Dinge konzentrieren, nämlich den Ausbau des Geschäfts - und das, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen. "Vor allem aber können wir uns nun viel mehr Zeit für den Kunden nehmen", so Kehm. Die Cloudlösung wird gemietet, abgerechnet wird per Auftrag oder im Flatratemodell. Letzteres lohne sich bei der eigenen Größenordnung nicht, daher zahlt N.P Transport Catkin auftragsbezogen. Die Rechnung geht offenbar auf: "Gerade bei unserem Auftragsvolumen ist das Preis-Leistungs-Verhältnis im Vergleich zu gekauften Systemen, für die schon mal sechsstellige Summen anfallen, unschlagbar", lautet sein Resümee. Mehr zum Thema im Dossier Speditionssoftware www.verkehrsrundschau.de/dossiers

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