Jetzt den Rotstift ansetzen

In den Büros vieler mittelständischer Speditionen und Transportbetriebe finden Monat für Monat die gleichen Handgriffe statt: Wenn die Betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) des Steuerberaters eintreffen, werden sie gelocht und abgeheftet. "Manche Unternehmer machen sich noch nicht einmal die Mühe, sie kurz zu überfliegen", sagt Unternehmensberater Daniel Giel, der sich mit seiner Beratungsgesellschaft Speditionsexperten Abagonia in Köln auf die Branche spezialisiert hat. Dabei lässt sich aus den Zahlen aus der BWA immerhin herauslesen, ob das Unternehmen im vergangenen Monat im Hinblick auf Kosten und Umsatz auf Kurs war. Ist das nicht der Fall, können umgehend Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. "Für tiefere Analysen sind die standardisierten BWA allerdings nicht sehr aussagekräftig, da dort zum Beispiel alle Fahrzeugkosten in einem Block zusammengefasst sind", erklärt Giel. Daher sei es sinnvoll, den Steuerberater zu bitten, sie auf die betrieblichen Bedürfnisse hin anzupassen und die wichtigsten Kostenpositionen aufzudröseln. Bei Völker Logistik in Niederaula zieht die Geschäftsführung daraus bereits erste Hinweise auf versteckte Kostentreiber (siehe Kasten Seite 15). Fundgrube für Sparfüchse Laut Giel sind auch die Abrechnungen von Toll Collect eine wahre Fundgrube für Sparfüchse: "Sie bieten einen Schatz von Daten, mit denen man für alle mautpflichtigen Strecken sehr viele Kennzahlen ausrechnen und analysieren kann", sagt er und rät, für jedes Fahrzeug die Kilometerleistung pro Monat auszurechnen und mit den Kilometern zu vergleichen, die man den Kunden abgerechnet hat. "Damit lässt sich die Entwicklung der unbezahlten Leerkilometer ermitteln, die vor allem durch lange Wege zu den Beladestellen entstehen und die Profitabilität durchaus beeinflussen." Wer die Mautkilometer mit den Tankabrechnungen vergleicht, kann ermitteln, ob ein Fahrzeug einen untypisch hohen Verbrauch aufweist oder gar Diesel gestohlen wurde. Auch "die Kosten jedes einzelnen Lkw, über dessen gesamte Laufzeit hinweg werden noch zu selten ermittelt und überwacht", darauf verweist Peter Hellwich, Inhaber der PHS Fuhrpark- und Logistikberatung aus Germering (siehe Kasten Seite 16) "Wer seine Fahrzeugkosten niedrig halten will, kommt also um eine Kostenrechnung pro Fahrzeug nicht herum", betont er. "Denn wer regelmäßig die Fahrzeugkosten pro gefahrenem Kilometer ermittelt, hat nicht nur eine solide Kalkulationsgrundlage, sondern bemerkt auch schnell, wenn es zu Ausreißern kommt." Auf das Kleingedruckte achten Unternehmer, die auf Full-Service-Leasing oder Miete setzen, vermeiden dieses Risiko weitgehend. Sie müssen im Grunde nur den Treibstoffverbrauch und die Fahrzeugschäden im Auge behalten. Diese Kostenposition kann durch regelmäßige Fahrertrainings in Kombination mit Anreizsystemen, etwa Prämien für fehlerfreies Fahren, reduziert werden. Aber auch das Betriebsklima spielt eine Rolle. Das hat Einfluss auf die Fluktuation, die sich laut Giel ebenfalls auf die Kosten auswirken kann: "Denn die Suche und Einarbeitung neuer Mitarbeiter verursachen einen nicht zu unterschätzenden Aufwand." Zudem seien motivierte Fahrer eher bereit, beim Tanken auch den Reifendruck zu optimieren. "Das führt zu messbaren Einsparungen beim Kraftstoffverbrauch." Ein weiterer Kostenhebel, an dem noch längst nicht alle Transport- und Speditionsbetriebe ansetzen, ist laut dem Berater die Digitalisierung der administrativen Abläufe. "Es gibt zahlreiche Software-Anwendungen, die das manuelle Buchen von Paletten oder Papierrechnungen mit angetackerten Frachtbriefen ersetzen", sagt Giel. Diese Lösungen ersparen nicht nur Arbeitsaufwand, sondern senken auch die Fehlerquoten und sorgen dafür, dass Abrechnungen schneller erstellt werden, was wiederum der Liquidität zugute kommt. Zudem rät er den Betrieben, sich nicht nur mit den großen Kostenpositionen zu beschäftigen, sondern auch auf Kleinstbeträge zu achten. Denn selbst Beträge, die zunächst lächerlich gering aussehen, summieren sich im Laufe eines Geschäftsjahres. Wenn demnächst die gesetzlich vorgegebenen Spesensätze steigen und für Einsätze zwischen acht und 24 Stunden vier Euro mehr bezahlt werden müssen, hört sich das nicht nach viel an. Doch multipliziert mit der Zahl der Mitarbeiter und Einsatztage kommt so jährlich eine stolze Summe zusammen. Gelingt es nicht, diese Kosten über die Frachtraten wieder zu erwirtschaften, kann das den Gewinn empfindlich reduzieren. Andererseits können Einsparungen die Rentabilität schlagartig erhöhen. Gelingt es zum Beispiel einem Transportunternehmen, das jährlich 40.000 Euro Gewinn erwirtschaftet, über das Jahr hinweg 2000 Euro einzusparen, erhöht sich seine Profitabilität um 5 Prozent. Eine Umsatzrendite von 8 Prozent würde dadurch auf 8,4 Prozent klettern. Und für diese Steigerung gibt es nicht zuletzt bei der Bank Pluspunkte beim Rating, die sich positiv auf die Kreditkonditionen auswirken. Teure Handyverträge kündigen Bei seinen Beratungen stößt Giel immer wieder auf Kostentreiber oder auch nicht realisierte Einsparpotenziale. Viele zeigen sich schon bei der Nachkalkulation von Touren. "Bekannte Themen wie nicht erfolgter Palettentausch oder Tourenoptimierung ohne Berücksichtigung der Wege zu den Beladestellen zählen genauso dazu wie Optimierungen beim Tankverhalten in Firmen ohne Betriebstankstelle", zählt er auf. Denn die Dieselpreise schwanken von Region zu Region und im Verlauf eines Tages. "Mittlerweile gibt es Software, die entlang einer Strecke anzeigt, wo der Dieselpreis besonders günstig ist", sagt Giel. Sinnvoll sei es auch, das Kleingedruckte aller langfristig laufenden Verträge zu durchleuchten. "So wird beim Kauf eines Lkw auf Anraten des Händlers bei Fahrzeugfinanzierungen oft eine Gap-Versicherung abgeschlossen, die bei einem Totalschaden des Fahrzeugs die Lücke zwischen Teilwert und dem Buchwert der Kfz-Versicherung ausgleicht", erklärt er. "Angesichts der aktuell günstigen Konditionen beim Nutzfahrzeugkauf ist diese Versicherung unnötig. Und die dafür veranschlagten 20 bis 30 Euro pro Monat ergeben bei einem Finanzierungszeitraum von 48 Monaten ein hübsches Sümmchen." Ausgesprochen erstaunt sei er zudem über die oft ungünstigen Mobilfunkverträge von Speditionen. Anstatt nach Ablauf des Vertrags auf einen günstigeren Tarif - idealerweise mit Flatrates - zu wechseln, finden sich hier oft Altverträge mit hohen Preisen. "Hauptsache, der Chef bekommt das neueste IPhone", sagt Giel. Sein Fazit: "Unnötige Kosten lauern fast überall. Zu den Aufgaben eines Unternehmers gehört es, sie aufzuspüren und Gegenmaßnahmen einzuleiten." Mehr zum Thema im Dossier "Unternehmensführung" www.verkehrsrundschau.de/dossiers In Kürze Der jüngste Geschäftsklimaindex des Ifo-Instituts in Deutschland ist im August zum fünften Mal in Folge gesunken. Die Zeichen stehen auf Rezession. Höchste Zeit für Unternehmenschefs, jetzt alle Kosten auf den Prüfstand zu stellen. Die gute Nachricht ist: Beratern zufolge schlummern hier etliche Einsparpotenziale. Kosten im Griff: die Spedition Völker Logistik Jeden Monat sehen sich Reinhold Völker, Geschäftsführer der Völker Logistik in Niederaula, und sein Sohn Niko, der als Prokurist im Unternehmen tätig ist, die betriebswirtschaftlichen Auswertungen an, die sie von ihrem externen Steuerbüro erhalten."Dadurch bemerken wir sehr schnell, wenn Kosten aus dem Ruder laufen", sagt Niko Völker."In diesem Fall werten wir die einzelnen Kostenblöcke genau aus." So lasse sich bei gestiegenen Heizkosten im Lager genau feststellen, wer dafür verantwortlich ist. Bei unerklärlich hohen Treibstoffkosten werden die Tankquittungen analysiert, wie die Mehrverbräuche entstanden sind und um etwaige Dieseldiebstähle oder Betankungen von Privatfahrzeugen zu entdecken. Für den Großteil des 40 Einheiten umfassenden Fuhrparks von Völker Logistik wurden Full-Service-Mietverträge mit monatlicher Kilometerpauschale abgeschlossen."Bis auf eine Selbstbeteiligung im Schadensfall sind damit sämtliche Fahrzeugkosten abgedeckt", erklärt Völker. Um die Schadenquoten niedrig zu halten, gibt es einmal jährlich ein zwei- bis dreitägiges Fahrertraining, das von einem externen Fahrlehrer durchgeführt wird, der zudem die Fahrweise neuer Fahrer testet. Bei den Fahrerschulungen steht auch das Thema Dieselsparen auf dem Programm. Darüber hinaus wird der Dieselverbrauch pro Fahrer ermittelt. Fahrer, die wirtschaftlich unterwegs sind, erhalten monatlich einen Tankgutschein. Die Fahrzeugflotte verfügt über Telematiksysteme, die dazu beitragen, die Disponenten zu entlasten und die Verwaltungskosten niedrig zu halten. Beim Lager- und Umschlaggebäude sorgen LED-Beleuchtung und Dunkelstrahler-Heizung für niedrige Kosten. Im Winter werden Türen und Tore zusätzlich abgedichtet. Derzeit baut Völker Logistik eine neue Halle."Der Neubau wird CO2-neutral, also noch energieeffizienter gestaltet", sagt Völker."Auch hier nutzen wir alle Möglichkeiten, um Kosten zu sparen." eee