DocuWare: Office-2007-Dokumente revisionssicher archivieren

Germering bei München. Mit dem Dokumentenmanagement-System "DocuWare 5" lassen sich dem Anbieter zufolge Dokumente direkt aus den Microsoft-Anwendungen heraus revisionssicher archivieren. Ein in ihrer Symbolleiste eingebauter Button erweitert die Office-2007-Programme "Word", "Excel" und "PowerPoint" um eine "Ablagefunktion". Über diese Schaltfläche wird die Archivierung einer aktuell bearbeiteten Datei in den zentralen DocuWare-Dokumenten-Pool eingeleitet. Die DocuWare-Ablagemaske öffnet sich; Indexkriterien kann man eingeben beziehungsweise lesen. E-Mails, die über Outlook 2007 empfangen oder versendet werden, archiviert DocuWare automatisch. Als Ordnungskriterien für die Ablage werden die Objekteigenschaften der Mails, etwa Absender, Betreff und Datum, übernommen. Der Administrator wählt aus, welche Ordner bei der automatischen Archivierung überwacht werden sollen. Über bestimmte Filter ließen sich Adressen ein- oder ausschließen und Mails entsprechend den eigenen Bedürfnissen ablegen, teilte Docuware mit. Über die Art der Ablage und über die automatische Klassifizierung lege der Anwender fest, welche Mails mit welchen Indexbegriffen in welche Archive gelangen. Im teilautomatischen Modus stößt der Anwender für jede E-Mail individuell die Archivierung an. Er zieht die Mail auf einen Archiv-Ordner, DocuWare führt die automatische Dokumentklassifikation durch und legt die E-Mail in das entsprechend konfigurierte Archiv ab. Wahlweise kann der Benutzer auch einstellen, dass nur der Anhang als eigene Datei archiviert wird.