Bye-bye Excel!

Ständig neue gesetzliche Anforderungen beanspruchen das Personalmanagement. Um dennoch Potenzialerkennung und Mitarbeiterbindung nicht aus den Augen zu verlieren, unterteilt Claus Reutter, Geschäftsführender Gesellschafter von Hrtool24, ein Anbieter von HR-Cloud-Lösungen in Fellbach, das "Haus des Personalmanagements" in drei Säulen: (digitale) Personalrekrutierung: Personalmarketing, Stellenveröffentlichung, Bewerbermanagement, Talentpool, Online-Assessment-Center (AC) (digitales) Personalmanagement: digitale Personalakte, Planung, Talentmanagement, Reporting/Controlling (digitale) Personalentwicklung: Kompetenzen, Qualifizierung, Mitarbeitergespräche, Training, Potenzial-AC Personalreferent ab 200 Mitarbeitern Hinzu komme der Bereich der (digitalen) Personaladministration, der für die Zeitwirtschaft, Entgeltabrechnung und Reisekosten zuständig ist. "Ab einer Betriebsgröße von 200 Mitarbeitern lohnt es sich, einen Personalreferenten einzustellen", rät Reutter. Dieser sollte sich dann den drei oben genannten operativen Säulen widmen. Der Zeitaufwand dabei lasse sich durch die richtigen digitalisierten Prozesse enorm senken. Obwohl 55 Prozent der Bewerber heute mobil auf eine Stellenausschreibung klicken, stellt Reutter aber immer wieder fest, dass viele Karriereseiten und Stellenausschreibungen nicht mobil optimiert sind. Onlinemedien wie Firmenwebseiten und Online-Jobbörsen wie Google for Jobs und Indeed sollten das Hauptmerkmal für die Stellenausschreibung sein. Social-Media-Recruiting für Jüngere Einerseits gehe es darum, das Angebot möglichst breit im Internet zu streuen. Andererseits sollten auch möglichst viele qualifizierte Bewerbungen im Bewerbermanagementsystem landen. "Ein sehr wichtiger Prozess, der meistens schon digitalisiert, aber in vielen Fällen technisch veraltet ist", sagt der Fachmann. Hierbei könne eine moderne Bewerbermanagement-Software hilfreich sein. Und: Vor allem für die jüngere Zielgruppe dürfe Social-Media-Recruiting heutzutage nicht außer Acht gelassen werden. Werde die Stellenanzeige auf sozialen Netzwerken wie XING, Kununu, Facebook oder Instagram veröffentlicht, könne sie auch von Mitarbeitern geteilt werden. "Erhalten Sie wenige Bewerbungen, können Sie mit Ihrem Arbeitgeber-Profil auch über Xing oder LinkedIn passende Bewerber direkt anschreiben. Die Methode des Active Sourcing erfordert Zeit, wird aber immer beliebter. Seien Sie schneller als die Konkurrenz", so Reutter. Tipp: Recherche aus Bewerbersicht "Welche Informationen findet man über Sie als Arbeitgeber, wenn man Sie googelt?", fährt der Experte fort und rät zur eigenen Recherche aus Bewerbersicht. Das helfe oft, Schwachstellen der Karriere-Website und der Social-Media-/Firmenprofile zu identifizieren. Dabei könne es hilfreich sein, einmal die Brille eines Schülers, Studenten und einer Fach- oder Führungskraft aufzusetzen. Da Schüler und Studenten eine andere Bildsprache nutzen als Fach- und Führungskräfte, rät Reutter dazu, die eigene Karriere-Website entsprechend aufzuteilen. Das Personalmanagement sei aber nicht mit dem Management von Personal als Führungsaufgabe zu verwechseln, stellt er klar. Über ein zentrales Softwaretool lasse sich die digitale Personalakte, das digitale Talentmanagement oder die Planung und das Controlling jedoch vernetzen. Das könne sowohl Kosten als auch Ressourcen sparen, wie das Beispiel der digitalen Personalakte zeigt: "Die digitale Personalakte ist keine elektronische Personalakte, sondern mit dem Mitarbeiterprofil in der HR-Software verknüpft und interaktiv, sodass auch der Mitarbeiter und Führungskräfte jeweils beschränkten Zugriff haben", erklärt Reutter. Volltextsuche über die E-Personalakte Es können dort auch Dateien und Zertifikate hochgeladen und ein Fähigkeitsprofil angelegt werden. Mit einer sogenannten OCR-Funktion sei die digitale Personalakte mehr als nur eine reine Ablage und Archivierung. Eine Volltextsuche ermögliche es, nach Inhalten zu suchen, um so etwa Stellen schneller zu besetzen. Je mehr Standorte und Filialen ein Unternehmen besitzt, desto größer sei der Vorteil der digitalen Personalakte. Daraus ergebe sich beispielsweise auch ein automatisiertes und schnelleres Reporting vom Personalbestand bis hin zu Weiterbildungsausgaben. "Durch moderne Tools können Sie alle Personalprozesse zusammenführen. Das erspart dem Personalreferenten nicht nur Zeit, sondern bietet den Mitarbeitern auch mehr Transparenz", betont Reutter. "Wer keine Potenziale erkennt, der hat keine", ergänzt er. Das Thema Transparenz spiele auch bei der Entwicklung der Mitarbeiter eine große Rolle. Meistens wisse die Führungskraft über die Fähigkeiten und Talente ihrer Mitarbeiter Bescheid, aber diese würden nirgends transparent festgehalten. Dabei gebe es mittlerweile Möglichkeiten, solche Fähigkeiten in der digitalen Personalakte mit abzulegen. Der digitale Talentmanager Reutter nimmt damit Bezug auf den digitalen Talentmanager. Bei der Personalentwicklung unterstützt auch das Potenzial-Assessment-Center (AC) für die Potenzialanalyse. Bei der Suche nach einer Führungskraft werden laut dem Experten meist nur die fachlichen Fähigkeiten geprüft, aber nicht die Führungskompetenzen. Mithilfe der Potenzial-AC können etwa Führungspotenziale wie Sozial- und Problemlösekompetenz im Vorfeld geprüft werden. Reutter erklärt dazu: "Es gibt viele Optionen, Qualifizierungen, Mitarbeitergespräche, Zielsetzungen und Weiterbildungen für den Mitarbeiter transparent online abzubilden. Es scheitert meist auch nicht an den Werkzeugen, sondern an der Zeit, die sich ein Unternehmen dafür nimmt. Das ist schade, denn mit einfachen Mitteln könnte man so Mitarbeiter länger an das Unternehmen binden, sie motivieren und wertschätzen." In Kürze Mit digitalem Personalmanagement können administrative Personalaufgaben minimiert und optimiert werden - egal ob Personalverwaltung oder Personalentwicklung. Claus Reutter von Hrtool24 zeigt Einsatzpotenziale und praxisnahe Lösungen für den Arbeitsalltag auf. Online - HR-Qualitätscheck Die Experten von Hrtool24 haben einen Qualitätscheck für das HR-/Personalmanagement zusammengestellt, mit dem Sie Schwachstellen und Verbesserungspotenziale in Ihrem Unternehmen einfach ermitteln können. VerkehrsRundschau-Leser finden die interaktive Checkliste auf VR plus, dem digitalen Angebot der VerkehrsRundschau, unter: www.verkehrsrundschau.de/plus/Personalmanagement

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