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Ein System, mit dem 120 kaufmännische Mitarbeiter arbeiten, von einem Tag auf den anderen umzustellen, sei mit "einer Operation am offenen Herzen" vergleichbar, fasst Georg Dettendorfer, Gesellschafter und Geschäftsführer der Johann Dettendorfer Spedition Ferntrans, das Projekt zusammen, das sein Unternehmen auf der persönlichen Digitalisierungsagenda einen gehörigen Schritt weiter gebracht hat. Die auf Komplett- und Teilladungen spezialisierte Dettendorfer Gruppe mit Hauptsitz in Nußdorf am Inn und 214 eigenen Zugmaschinen hat im Frühjahr dieses Jahres das Transport-Management-System (TMS) Translogica und das Dokumenten-Management-System (DMS) Dotiga, beides von Infpro IT Solutions aus Innsbruck, eingeführt. Die Digitalisierungshistorie des bayerischen Familienunternehmens ist lang: bereits Anfang der 1990er Jahre wurden die ersten DOS-Programme eingeführt, um die Disposition elektronisch zu unterstützen, das erste ausgewiesene TMS wurde 1999 implementiert. "Nach knapp 20 Jahren wurde es Zeit, den nächsten Schritt in Richtung digitale Spedition zu machen", sagt Dettendorfer. Dazu musste im Vorfeld freilich genau unter die Lupe genommen werden, was in den Workflows der einzelnen Abteilungen vereinfacht werden kann. "Wir haben in den vergangenen eineinhalb Jahren sämtliche internen Prozesse auf den Prüfstand gestellt", sagt Dettendorfer. Telematik jetzt voll angebunden Optimierungsbedarf hatten demnach vor allem die kaufmännischen Mitarbeiter, die bei Stammdatenverwaltung und Abrechnung bislang mit drei verschiedenen Systemen arbeiten mussten. "Ein weiterer Punkt, der uns mit der Zeit immer mehr gestört hat, war der Umstand, dass unter der vorherigen Systemkonstellation kein durchgängiger Datenfluss von der Telematik ins TMS gegeben war", so der Spediteur. Das ist mit dem neuen Softwarepartner anders: Dettendorfers langjähriger Telematikanbieter Styletronic ist mit den Infpro-Lösungen per Schnittstelle optimal verzahnt. "Unser Eigenfuhrpark wird noch in diesem Jahr mit Tablets ausgerüstet, damit der Fahrer mit der Styletronic-App jederzeit seinen Workflow-Status ans TMS zurückspielen kann", ergänzt Thomas Hemming, Projektleiter für die Implementierung von Translogica/Dotiga. Ein nicht minder wichtiges Ziel des Unternehmens ist allerdings, sich nach und nach vom Papier zu verabschieden. "Bevor überhaupt Translogica als mögliches neues TMS ins Spiel kam, hatten wir das Dokumenten-Management-System von Infpro schon auf dem Schirm", sagt Hemming. Transportaufträge kommen jetzt per E-Mail rein, Abrechnungen gehen per E-Mail raus, die Verwaltung und Archivierung erfolgt beleglos. "Wir haben bis zur Umstellung 95 Prozent unserer Rechnungen papierbasiert erstellt, mittlerweile beträgt die E-Billing-Quote 60 Prozent", freut sich Dettendorfer. Daher wird seinem Unternehmen auch die aktuelle Portoerhöhung der Post wenig wehtun. Aber auch für die Unternehmer, die für Dettendorfer fahren, dürfte sich vieles vereinfachen: Sie können alle relevanten Dokumente digital in das Unternehmensportal laden. "Damit können wir unsere Rechnungsdurchlaufzeiten massiv verkürzen, wovon natürlich auch der Subunternehmer viel hat: Er kommt schneller an sein Geld", betont Dettendorfer. Zu den Vorzügen des TMS zählt der Spediteur, dass es anzeigt, welches Fahrzeug im Umkreis leer ist und somit die beste und vor allem günstigste Option für eine Rück- oder Anschlussladung ermittelt. Ein weiteres Feature ist die digitale Transportakte, in der alle möglichen Daten und Informationen über einen Kunden gebündelt werden, seien es Umsatzzahlen, Relationen, Preis oder Palettenbewegungen. Disponent bleibt erster Ansprechpartner Eine ziemlich schlaue Software also - deren intelligente Workflows den Disponenten eines Tages vielleicht obsolet machen? Dettendorfer meint nein. "Auch wenn Algorithmen ihm dabei helfen, effektiver zu disponieren, bleibt der Disponent der erste Ansprechpartner für den Fahrer", sagt er. Auch Kunden würden lieber mit Menschen und nicht mit einer Maschine kommunizieren wollen - obwohl Translogica dies heute schon möglich mache, wie Dettendorfer anmerkt. "Wir wollen die Transformation zur digitalen Spedition mit Hirn und Verstand angehen", betont er. Daher habe man sich genau überlegt, wo Digitalisierung einen echten Mehrwert biete, "nämlich bei der digitalen Disposition, beleglosen Verfahren und transparenten Abläufen". Mehr zum Thema im Dossier Speditionssoftware www.verkehrsrundschau.de/dossiers In Kürze Die Johann Dettendorfer Spedition hat nach einer Analyse aller internen Prozesse ihre IT-Lösungen erneuert. Neben einer durchgängigen Anbindung an die Telematik stand vor allem das digitale Dokumenten-Management im Fokus, das dem Unternehmen viel Papier und damit Kosten spart.

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