Kostenstreit in der Kontraktlogistik: Was Dienstleister tun sollten

In Kürze Da aktuell vielerorts die Geschäfte schlechter laufen als geplant, versuchen gerade Verlader in der Kontraktlogistik, vermehrt bessere Konditionen bei ihren Logistikpartnern durchzudrücken. Was Dienstleister dann tun sollten, zeigt der Beitrag. Laufen die Geschäfte von Unternehmen schlechter, verstärken sie meist den Druck auf ihre Vertragspartner. "Das stelle ich aktuell zunehmend in der Kontraktlogistik fest", sagt Jürgen Weber, Geschäftsführer der Logistik-Unternehmensberatung Innovativ Team Weber in Sinzig/Rhein. "Sowohl Auftraggeber als auch Dienstleister versuchen verstärkt, bestehende Verträge aufzuschnüren, um ihre Vertragspartner dazu zu bringen, bei den Konditionen nachzubessern, um die eigenen Kosten zu reduzieren." Drei zentrale Maßnahmen "Auftraggeber haben da oft das Recht auf ihrer Seite, weil sie beim Vertragsschluss clever genug waren, sich solche wirtschaftlichen Gründe durch entsprechende Vertragsklauseln abzusichern", erklärt Weber. Einem Dienstleister bleibe dann meist nichts anderes übrig, als beim Preis nachzugeben, um die Zusammenarbeit mit dem Kunden nicht zu gefährden. Umso dringlicher sei es, dass Speditions- und Logistikunternehmen ihren eigenen Betrieb auf Kosten-Einsparpotenziale hin überprüfen, um nicht in Schieflage zu geraten - schließlich fehlen durch ein Preiszugeständnis bis dahin fest eingeplante Erlöse. Hier drei Maßnahmen, die ein Dienstleister laut Weber in einem solchen Fall sofort einleiten sollte: Prüfen Sie die Vereinbarungen mit Ihrem Auftraggeber: Welche Pflichten haben Sie als Logistikdienstleister, welche hat er? Wo sehen Sie Handlungsbedarf, um Kosten zu reduzieren? Liegt das an Ihrem Prozess, den betrieblichen Strukturen, der Technik oder am mangelnden Prozess-Know-how Ihrer Mitarbeiter? In welchen Bereichen können Sie als Dienstleister in Ihrem Betrieb selbst tätig werden, in welchen Bereichen sehen Sie Ihren Auftraggeber in der Pflicht? Ermitteln Sie Produktivitäts-Kennzahlen, die Ihnen aufzeigen, wie Ihr Betrieb und Ihre Mitarbeiter effizienter und produktiver werden - aber auch, an welchen Stellen Ihr Kunde ansetzen kann, um Kosten im Prozess zu sparen. Transparenz schaffen Die Basis, um als Dienstleister Kosten reduzieren zu können, ist Transparenz im Unternehmen. Am besten verschafft man sich täglich einen Überblick über bestimmte Produktivitäts-Kennzahlen, etwa die Anzahl der Mitarbeiter und die Anzahl der Aufträge in einer bestimmten Zeit, monitort und kontrolliert diese. "Das ist eine Aufgabe, die Führungskräfte für ihre Teams leisten müssen", betont Weber. "Denn nur wer weiß, welche Kosten in welcher Höhe in welchem Bereich anfallen, kann darüber entscheiden, wo und wie viel er einsparen will - oder wo er mit bestimmten Maßnahmen mehr Effizienz erreichen könnte, etwa durch veränderte Arbeitszeit- und Ressourcen-Planung." Wichtig dabei sei, dass ein Dienstleister seinen Kunden darüber informiere, führt Weber aus, wenn seine Maßnahmen Einfluss auf den bestehenden Kundenvertrag haben. Denn der Erfolg eines Unternehmens hänge stets, auch beim Logistik-Outsourcing, von der Leistungsfähigkeit des Dienstleisters ab. Sprich: Ist dieser schwach, spüren dies der Auftraggeber und seine jeweiligen Kunden. Auch die in Logistikunternehmen häufig gelebte "Verschwendung", also unnötige Kostentreiber, lasse sich dank der eingangs geschilderten Transparenz identifizieren und - richtig umgesetzt - schnell reduzieren, ist sich der Berater sicher. "Dienstleister legen aber häufig noch zu wenig Wert auf effiziente innerbetriebliche Prozesse und Strukturen. Dabei liegt darin erfahrungsgemäß die größte Verschwendung." Planungsfehler vermeiden So hätten Mitarbeiter in Lagern oft unnötige Lauf- oder Kommissionier-Wege, weil Spediteure aus Gefälligkeit oder der Not heraus Waren für ihre Kunden schnell aufs Lager nähmen und eine effiziente Kommissionier-Strategie dabei nicht im Blick hätten. Fallweise würden sie den Prozess gar in falscher Reihenfolge planen und so Doppelarbeit und Bearbeitungsschleifen produzieren. Immerhin: Solche Auswertungen lassen sich laut Weber auftragsbezogen schnell erstellen und analysieren, etwa durch KPIs wie den Lagerumschlag oder Artikel-Zusammenstellungen. Auch standardisierte Verpackungsgrößen und -Materialien helfen, Kosten zu sparen - zum einen durch die niedrigeren Kosten im Einkauf, zum anderen durch den geringeren Handling-Aufwand in den Prozessen. Gut gemeint, für Dienstleister aber teuer, sind auch die vielen Zusatzservices, die Mitarbeiter aus Gefälligkeit dem Kunden gegenüber erbringen und ihm nicht berechnen - etwa Aufträge verspätet anzunehmen und separat zu bearbeiten. "Denn das stört beim Dienstleister den Prozess im Tagesgeschäft und verursacht bei ihm unnötig Zeit und Kosten." Webers Rat an Logistikdienstleister: "Werten Sie tagesbezogene Daten aus, die sie über IT-Systeme (etwa WMS, LVS) erfassen, oder lassen Sie für einen repräsentativen Zeitraum die an den Kernprozessen beteiligten Mitarbeiter - und zwar für jede Schicht - konsequent dokumentieren, was sie genau, wie und zu welchem Zeitpunkt tun." Das helfe, die Ist-Produktivität eines Teams zu ermitteln und versteckte Kostentreiber zu identifizieren. Erfolgshebel Mitarbeiterschulung Im nächsten Schritt könne ein Logistikunternehmen zum Beispiel die Cut-off-Zeiten mit dem Auftraggeber neu verhandeln, um die eigenen personellen Ressourcen besser planen und günstiger produzieren zu können. Auch an der Schraube "Servicelevel" ließe sich drehen, wenn der Dienstleister dies dem Kunden plausibel verargumentieren könne, etwa weniger Kosten durch bessere Bündelung der Zustellmengen. "Der Vorstoß muss aber immer vom Dienstleister selbst kommen. Schließlich wirken sich veränderte Cut-off-Zeiten oder Servicelevel stets auf die Versandprozesse und -kosten des Auftraggebers aus und damit letztlich auch auf dessen Geschäftserfolg", so Weber. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess helfe, Fehler und damit unnötige Kosten zu reduzieren - unabhängig von der Betriebsgröße. "Alles in allem ist die Schulung der Mitarbeiter einer der wichtigsten Hebel, um in Logistikbetrieben effizient Kosten einzusparen", betont der Berater. Denn die Mitarbeiter würden nicht nur lernen, dass sich durch ihre Verhaltensveränderung die innerbetrieblichen Prozesse in ihrem Unternehmen beschleunigen - es würden sich auch nachhaltige und kostentransparente Strukturen etablieren, die dabei helfen, bei wiederkehrenden Kosteneinsparmaßnahmen schneller handeln zu können. Überblick: Effizienzsteigernde Maßnahmen für Logistikunternehmen Tipps von Logistik-Experte Jürgen Weber, Geschäftsführer Innovativ Team Weber in Sinzig am Rhein: Transparenz: Die Kernprozesse des Unternehmens transparent machen und die größten Kostentreiber und Verschwendungen identifizieren. Kennzahlen: Ein zahlengestütztes Controlling über die wesentlichen Vorgänge einführen und vor allem nutzen, um Schwankungen und Negativtrends frühzeitig zu erkennen. Wenige Kennzahlen, etwa Durchlaufquoten, Lagerbelegung, Produktivität, Mitarbeiterausfälle, reichen da schon aus. Vertragsprüfung: Dienstleister sollten dafür auch die Anforderungen des jeweiligen Kunden und die mit ihm vertraglich vereinbarten Leistungen überprüfen und etwaige Potenziale neu mit diesem verhandeln. Gestiegene Kosten wie die Lkw-Maut und bei Energie müssen konsequent durchgereicht werden. Wichtig ist auch die regelmäßige Überprüfung von Lieferantenverträgen, das Aushandeln neuer Konditionen. Prozesse: Projektkosten lassen sich durch Vereinfachung, Vereinheitlichung und Standardisierung senken. Hebel sind u. a. Lagerflächen-Konsolidierung, Synergien zwischen diversen Kundenprojekten, alternative Verpackungskonzepte sowie optimierte Liefer- und Durchlaufzeiten dank besserer Tourenplanung. Technologie/Automatisierung: Langfristiger Invest in moderne Technologien wie Transportmanagement-Software, Warehouse-Management-Systeme sowie automatisierte Lagerlösungen. Energieeffizienz: Den Energieverbrauch erfassen und visualisieren. Einsatz energiesparender Lösungen (z. B. Klimaanlagen, Belüftung, Beleuchtung, Bewegungsmelder) sowie Reduktion von Monitoren. Mitarbeiter: Investition in die Schulung und Weiterbildung von Mitarbeitern. Gut ausgebildete Mitarbeiter helfen, Prozesse effizienter umzusetzen und neue Lösungen zu entwickeln, die zu Kosteneinsparungen führen.

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