Bisher gab es die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) vom Arzt nur in Papierform. Diese mussten Mitarbeiter bei ihrem Arbeitgeber abgeben. Mit der elektronischen Abeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist dies nicht mehr nötig.
Ablauf: Nach Krankmeldung aktiver Abruf erforderlich
Arbeitnehmer müssen sich voraussichtlich ab Januar 2023 nach dem Arztbesuch nur noch per Telefon oder Mail beim Unternehmen krankmelden und nicht mehr den gelben Zettel verschicken oder abgeben, wie Ecovis mitteilt. Sie bekommen von ihrem Arzt nur noch einen Ausdruck für ihre eigenen Unterlagen. Trotzdem sind sie verpflichtet, ihren Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit und deren Dauer informieren.
Das Unternehmen kann dann die eAU des krank geschriebenen Mitarbeiters etwa über das Lohnabrechnungsprogramm oder sv.net aktiv bei der Krankenkasse abrufen. Es gibt keine automatische Meldung an den Arbeitgeber. Beschäftigt das Unternehmen Minijobber, so muss es für das Verfahren auch für diese wissen, bei welcher Krankenkasse der jeweilige Mitarbeiter versichert ist.
Ausnahmen etwa bei privat Versicherten
Das Verfahren gelte nicht für privat krankenversicherte Arbeitnehmer, erklären die Berater. Diese bekämen weiter eine Papierbescheinigung. Dasselbe gelte, wenn ein Arbeitnehmer zu einem Privatarzt oder einem Arzt im Ausland geht.
Prozesse anpassen und testen: Pilotphase läuft noch
„Für Arbeitgeber, die ihre Löhne vom Steuerberater erstellen lassen, wird der Abruf durch den Lohnsachbearbeiter erfolgen“, sagt Steuerberater Andreas Islinger von Ecovis. „Dazu müssen aber die Prozesse auf das neue Verfahren abgestimmt sein, denn den gelben Zettel gibt es dann nicht mehr.“
Unternehmen können die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung schon seit einiger Zeit elektronisch abrufen und so ihre Abläufe und das Vorgehen testen. „Aktuell befinden wir uns noch in der Pilotphase, die noch bis voraussichtlich 31.12.2022 läuft“, erläutert Islinger. Ab dem 1. Januar 2023 soll die eAU dann Pflicht werden.
Das Meldeverfahren zwischen Krankenkasse und Arbeitgeber regelt der Paragraph 109 Viertes Buch Sozialgesetzbuch. „Das Meldeverfahren ist jedoch deutlich komplizierter“, erklärt Islinger, „denn auch Ärzte müssen die Arbeitsunfähigkeit eines Patienten elektronisch an die Krankenkasse melden, damit die Daten für die Arbeitgeber zum Abruf bereitstehen.“
Lohnabrechnungsprozess berücksichtigen
Wichtig für die Unternehmen sei, ihre Prozesse an das neue Verfahren anzupassen, hebt das Beratungsunternehmen hervor. Die Berater empfehlen unter anderem zu klären, wie und in welcher Form die Arbeitnehmer sich krank melden sollen.
Auch sollten Unternehmen überlegen, wie sie sicherstellen können, dass die Meldung im Lohnabrechnungsprozess berücksichtigt ist. Und wollen sie die eAU sofort abrufen oder erst, wenn sie die Lohnabrechnung erstellen?
Der Verband BDA hat zudem einen Kurzleitfaden zur Umsetzung der eAU für Unternehmen als PDF herausgegeben. So empfiehlt er dort, sich in einem ersten Schritt an verschiedenen Stellen zu informieren: beim Arbeitgeberverband, dem Firmenkundenservice der Krankenkasse, beim Lohnbüro oder Steuerberaterbüro oder beim Hersteller der Lohnabrechnungssoftware.
Im zweiten Schritt solle man verschiedenste Fragen zum Prozess klären. Dabei gilt es neben den schon von Ecovis genannten Aspekten unter anderem zu beantworten, wer die Mitteilung über die Krankmeldung erfassen soll und wie diese zu erfassen ist. Soll sie beispielsweise über das Portal des Lohnbüros erfasst werden?
Außerdem stellt sich die Frage, wer den Abruf der eAU bei der Krankenkasse durchführen soll oder wie dieser stattfinden soll. Oder wie zum Beispiel privat Versicherte in den Prozess eingebunden werden können.
Im dritten Schritt gelte es die Abläufe festzulegen, so der Verband: für einen Inputkanal für die Krankmeldungen und für einen Verabeitungskanal für den Abruf bei der Krankenkasse. Als weitere nächste Schritte empfiehlt der Verband unter anderem, die Mitarbeiter über das Verfahren zu informieren und in der Pilotphase, beginnend mit dem Verabeitungskanal, die Prozesse zu testen.
Besser schriftlich als mündlich über AU informieren lassen
Bisher war klar, dass der gelbe Zettel ins Lohnbüro muss. Zukünftig ist die mündliche oder schriftlich Mitteilung des Arbeitnehmers über die Arbeitsunfähigkeit ebenfalls weiterzugeben. „Eine schriftliche Meldung der Arbeitsunfähigkeit mittels Formular oder E-Mail durch die Mitarbeiter ist empfehlenswert“, so Sozialversicherungsexperte Islinger von Ecovis, „denn mündliche Krankmeldungen gehen im Alltag schnell unter.“
