Fuhrpark sucht Manager

Zwanzig Uhr ab Hamburg, 0.15 Uhr in Köln. Oder 1.30 Uhr ab Köln, um 6.30 Uhr in Paris Charles de Gaulle: Wer wie die Sovereign Speed GmbH seinen Kunden solche Laufzeiten verspricht, der braucht einen gut organisierten und leistungsfähigen Fuhrpark. 60 Fahrzeuge stehen für Eiltransporte quer durch Mittel- und Westeuropa zur Verfügung. Die Stars der Flotte sind 25 Mercedes Sprinter 316 CDI. Sie sind in Linienverkehren zwischen den großen europäischen Metropolen unterwegs - mit Fracht, die eilig und wichtig ist. "Die Sprinter legen 200.000 Kilometer im Jahr zurück - und 600.000 Kilometer während ihrer dreijährigen Laufzeit im Fuhrpark", sagt Helge Franken. Der 38-jährige ist bei dem Expressund Kurierdienst als Fuhrparkmanager für die Flotte verantwortlich - von der Beschaffung über den Betrieb bis zur Verwertung der Transporter. Management als Kernkompetenz Die Zuverlässigkeit und die flexible Einsatzfähigkeit der Transporter machen einen wesentlichen Teil der Performance von Sovereign aus. Das Gleiche gilt für die Motivation und das Können der Fahrer, die mindestens fünf Jahre Fahrpraxis vorweisen müssen und sorgfältig geschult werden. Das Management von Fuhrpark und Fahrpersonal ist für das Unternehmen Kernkompetenz - Outsourcing ist deshalb kein Thema (siehe Interview rechts). In anderen Transporterflotten ist das Outsourcing des Fuhrparkmanagements hingegen gang und gäbe. Die Vorteile von Miete und Service-Leasing: Die Fuhrparkbetreiber zahlen eine feste Rate und haben dadurch Kalkulationssicherheit. Die Miete beinhaltet Leistungen wie Ersatzfahrzeuggestellung, Unfall- und Mautabwicklung, Reifenersatz und -service und Unterdeckungsschutz bei einem Totalschaden. "Das reduziert zum einen das Betreiberrisiko für den Kunden und gleichzeitig den Aufwand in puncto Fuhrparkmanagement auf ein Minimum", sagt André Girnus, Sprecher der Geschäftsführung der Mercedes-Benz Charterway GmbH. "Ein Angebot, das zunehmend auch von KEP-Unternehmen in Anspruch genommen wird." Es hilft nur der Vergleich im Einzelfall Ob sich das Outsourcing lohnt, ist ein Rechenexempel. Die Angebote des externen Flottenmanagement-Anbieters sind für jeden Einzelfall mit den eigenen Fuhrparkkosten zu vergleichen. Einige Fuhrparkmanagementbetreiber weisen eine Servicegebühr offen aus, bei anderen versteckt sie sich in einer monatlichen Gesamtrate, die zudem Finanzierung und Servicekomponenten abdeckt. Preislich kann das Outsourcing durchaus interessant sein. Aufgrund der Größe ihrer betreuten Flotten haben die Fuhrparkdienstleister gute Konditionen für Fahrzeugeinkauf, Wartung und Reifen. Für kleine Flotten könnte das Outsourcing deshalb eine gute Lösung sein. Wenn sich ein eigener Fuhrparkprofi aufgrund der geringen Anzahl an Fahrzeugen nicht rechnet, ist ein externer Flottenmanager die effizientere Lösung gegenüber einem Mitarbeiter, der die Transporter neben seiner eigentlichen Arbeit betreuen muss. Die Betreiber von großen Flotten entscheiden sich unter anderem deshalb für externes Management, um die Zahl der Ansprechpartner für die Firmenflotte zu reduzieren - und so Prozessund Personalkosten zu sparen. Ob die Dienstleistungstochter eines Fahrzeugherstellers der bessere Partner ist oder ein markenneutraler Fuhrparkmanagementanbieter, ist ebenfalls eine Frage des Einzelfalls. Für den markengebundenen Dienstleister sprechen generell bessere Kontakte zur eigenen Service- und Verkaufsorganisation. Markenneutrale Anbieter tun sich leichter mit gemischten Fuhrparks - und wenn die kostenoptimalen Lösungen außerhalb des jeweiligen Automobilkonzerns liegen. Michael Velte, Vorstandsvorsitzender des Verbandes markenunabhängiger Fuhrparkmanagementgesellschaften (VMF), weist auf eine interessante Zahl hin: "Bei kleineren Flotten bis 20 Fahrzeuge haben die herstellergebundenen Gesellschaften einen Marktanteil von 70 Prozent. Bei den großen Fuhrparks mit mehr als 500 Fahrzeugen liegen die Unabhängigen bei über 50 Prozent", sagt er. Grund: Bei den kleineren Unternehmen würden Nachlässe für die Fahrzeuge von den Herstellern oft in Dienstleistungspaketen versteckt. Anstieg bei den Wartungsverträgen Wachsender Beliebtheit im Transporterbereich erfreuen sich Wartungsverträge. "Rund 30 Prozent aller Mercedes-Benz Transporter werden bei Kauf mit einem Servicevertrag von Mercedes-Benz Charterway abgesichert", sagt Charterway-Chef Girnus. Diese Zahl sei in den vergangenen Jahren signifikant gestiegen. Das liegt auch an den umfangreichen Wahlmöglichkeiten. Charterway bietet von der reinen Antriebsstrangabsicherung über die Abdeckung sämtlicher Wartungsarbeiten bis hin zur Komplettabsicherung verschiedene Leistungsstufen an. Wartungsverträge sorgen für Kostentransparenz und -stabilität, bei einer Komplettabsicherung übernimmt der Dienstleister darüber hinaus auch Teile des Betreiberrisikos. Helge Franken hat für seinen Fuhrpark gemeinsam mit Mercedes ein maßgeschneidertes Servicekonzept ausgetüftelt. Alle 20.000 Kilometer wird ein Service fällig. Darüber hinaus gibt es einmal im Monat einen Sicherheitscheck und einmal im Quartal eine Sicherheitswartung. Bemerkenswert: Alle Fahrzeuge werden zentral in einer Werkstatt in Hamburg gewartet. Möglich wird das durch den rotierenden Einsatz der Transporter. Da Sovereign im Nachtsprung fährt, bedarf es keiner Sondervereinbarung mit der Werkstatt hinsichtlich der Öffnungszeiten. Leasing und Miete auf dem Vormarsch Aufgrund der extremen Laufleistungen hat sich Sovereign für den Kauf seiner Fahrzeuge entschieden. Insgesamt aber sind Leasing und Miete auf dem Vormarsch. Beim Leasing werden zwei Varianten angeboten: Beim Kilometerleasing wird die Leasingrate an eine Kilometerzahl gebunden. Überschreitet das Transportunternehmen die vereinbarte Laufleistung, muss es einen vorher festgelegten Betrag pro mehr gefahrenen Kilometer nachzahlen. Riskanter ist das Restwertleasing: Erzielt die Leasinggesellschaft beim Weiterverkauf nach Ende der Vertragslaufzeit einen niedrigeren Preis als bei Vertragsschluss festgelegt, muss der Kunde die Differenz zahlen. Bei schwachen Gebrauchtwagenmärkten können schnell mehrere tausend Euro zusammenkommen. Eine echte Kostenfalle, denn die Transportpreise werden meistens auf Basis der ursprünglichen Leasingrate kalkuliert. "Bei Transporterflotten ist die Frage der Rückgabe noch wichtiger als bei PKW-Flotten, da die Fahrzeuge viel stärker beansprucht werden", sagt VMF-Chef Velte. Er empfiehlt, bereits bei Vertragsabschluss einen Freibetrag für Schäden zu kalkulieren oder einen großzügigen Schadenkatalog zu vereinbaren. Ansonsten können aus der Schadenabrechnung hohe Nachforderungen der Leasinggesellschaften resultieren. Ob intern oder extern: Entscheidend für die Qualität des Fuhrparkmanagements ist das Fuhrparkcontrolling. Eine präzise Fahrzeugkostenrechnung liefert die Grundlage für die Vor- und Nachkalkulation von Frachtpreisen. Noch vor einigen Jahren mussten die Fuhrparkmanager die Kosten aus Tank-, Werkstatt- und anderen Rechnungen mühsam zusammentragen und meistens in einer Tabellenkalkulation verarbeiten. Heute liefert Standardsoftware präzise Auswertungen und Kennzahlen. Ein gutes Fuhrparkmanagementsystem umfasst neben der Kosten- und Leistungsauswertung auch eine Fahrzeughistorie, Dokumenten- und Terminverwaltung. Wichtig ist eine enge Abstimmung zwischen Fuhrparkmanagement und Disposition, um planbare Ausfallzeiten in die Tourenplanung zu integrieren. Hilfe durch Telematik Weitere Impulse liefern Telematiksysteme: Sovereign arbeitetet beispielsweise mit Fleetboard für die gesamte Flotte. "Wir bekommen dadurch wartungsrelevante Daten, technische Kennzahlen und Verbräuche automatisiert direkt aus den Fahrzeugen gemeldet", sagt Fuhrparkmanager Franken. Tipp So machen Sie Ihre Transporterflotte wirtschaftlicher Auch Manager kleinerer Transporterflotten können nennenswerte Rabatte bei den Anschaffungskosten heraushandeln, indem sie Bedarf poolen. Das heißt: Nicht jedes Fahrzeug neu verhandeln, sondern einen oder zwei Jahresbedarfe auf einmal.Die richtige Haltedauer eines Fahrzeugs ist der Schlüssel zu optimalen Kosten. Wie lange ein Fahrzeug im Fuhrpark bleibt, ist keine Glaubensfrage, sondern ein Rechenexempel. Der Wertverlust eines Transporters nimmt mit zunehmender Haltedauer ab, die Wartungs- und Reparaturkosten sowie die Ausfallfallkosten nehmen zu. Wo beide Kurven ein gemeinsames Minimum erreichen, liegt der Optimale Ersatzzeitpunkt (OPEZ).Eine magere Fahrzeugausstattung spart zunächst Kosten. Langfristig kann sich der Geiz beim Einkauf rächen. Zum einen, weil zufriedene Fahrer weniger oft krank sind und weniger Schäden verursachen. Zum anderen, weil Lean Transporter auf dem Gebrauchtfahrzeugmarkt mitunter nur mit heftigen Abschlägen verwertbar sind.Marken- und modellreine Fuhrparks sparen Prozesskosten und helfen beim Fuhrparkcontrolling. Gemischte Fuhrparks verschärfen unter Umständen den Bieterwettbewerb zwischen den Fahrzeugherstellern.Bei Fuhrparkausschreibungen nicht nur die Kosten für den Fahrzeugeinkauf berücksichtigen, sondern die gesamten Lebenszykluskosten einbeziehen. Zu einem Vergleich lassen sich Wertstabilität, Fahrzeugverbräuche und Wartungskosten hinzuziehen.Beim Vergleich von Fahrzeugen, die für Gütertransporte eingesetzt werden, gilt es nicht nur Kosten heranzuziehen, sondern auch die Leistung. Am einfachsten ist der Vergleich der Nutzlast. Interessant sind auch Kennzahlen wie Kosten je Tonnenkilometer oder Kosten je Stopp.Eine gute Checkliste für Ausschreibungen bietet der Verband der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften an. Sie steht unter: www.vmf-fuhrparkmanagement.de/fuhrparkausschreibung.html.Fahrerschulungen und -trainings sind in Transporterflotten beinahe ein Muss. Mit ihnen lassen sich Versicherungsprämien und Kraftstoffverbräuche beeinflussen.Die Auswertung von Fahrzeugdaten lässt sich mittels Fahrzeugtelematik in Verbindung mit einem Fuhrparkmanagementsystem erleichtern. Die wichtigsten Kennziffern sollten regelmäßig ausgewertet werden. hel