Schluss mit der Zettelwirtschaft: Touren und Aufträge smart verwalten

Papier, Papier und nochmal Papier! Viele Speditionen setzen nach wie vor auf traditionelle Kommunikationswege: Telefonate, Messenger Dienste, Excel-Tabellen und Papierdokumente. Diese Methoden sind fehleranfällig, nicht immer sicher, zeitaufwendig und führen oft zu Missverständnissen. Disponenten und Fahrer sind auf manuelle Prozesse angewiesen. Das kostet viel Zeit.

Um Digitalisierungsprozesse kommt langfristig kein Transport- und Logistikunternehmen herum.  Schon kleine digitale Werkzeuge ermöglichen es, zentrale Informationen strukturiert zu erfassen und Sprachbarrieren in multinationalen Teams zu überwinden. Digitale Kommunikation verbessert nicht nur die Effizienz, sondern erhöht auch die Nachverfolgbarkeit von Transportaufträgen. Optimal sind solche Systeme, die sich in eine bereits vorhandene System-Infrastruktur nahtlos eingliedern lassen. Sie ermöglichen eine schnelle Nutzung von digitalen Lösungen.

Sichere Auftragskommunikation per App

Eine praktische Möglichkeit zur Optimierung der Kommunikationsprozesse ist die Nutzung einer Fahrer-App. Diese übermittelt alle relevanten Informationen zu einem Auftrag oder einer Tour direkt auf das Smartphone des Fahrers. So behält dieser nicht nur den Überblick über die Tour, sondern kann auch Details zur Ladung, Menge und Gewicht jederzeit abrufen. Zudem lassen sich Ankunftszeiten besser abschätzen, wodurch sich Wartezeiten an Be- und Entladestellen reduzieren.

Ein großer Vorteil: Der Fahrer kann Statusmeldungen und Probleme in Echtzeit an die Disposition übermitteln. Ob Stau oder Straßensperrung – mit wenigen Klicks sind Disponenten informiert und können Kunden präzise Auskunft über den Verbleib der Ware geben. Durch eine schnelle Reaktionsfähigkeit lassen sich alternative Routen frühzeitig planen und Verzögerungen minimieren.

Besonders hilfreich sind integrierte Übersetzungsfunktionen, die eine reibungslose Kommunikation ermöglichen. So können Fahrer in ihrer Muttersprache arbeiten, während die Disposition automatisch übersetzte Informationen erhält – und umgekehrt. Dies reduziert Fehler durch Missverständnisse und sorgt für schnellere Akzeptanz unter den Fahrern.

Dokumentenmanagement leicht gemacht

Zusätzlichen Nutzen bietet eine Fahrer-App mit einem Dokumentenmanagement. Lieferscheine oder Warenübernahmedokumente können einfach per Smartphone fotografiert und direkt dem jeweiligen Auftrag zugeordnet werden. Das spart Zeit und verhindert Fehler. Zudem sind digitale Dokumente jederzeit abrufbar, sodass keine wichtigen Informationen verloren gehen.

Gerade in Situationen, in denen keine persönliche Übergabe möglich ist – etwa auf einer unbesetzten Baustelle am frühen Morgen – erweist sich die Fotodokumentation als hilfreich. Sie ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung und dokumentiert eventuelle Abweichungen sofort digital. Auch Schäden an der Ware können auf diese Weise direkt erfasst und weitergeleitet werden, was spätere Streitfälle vermeidet.

Diese Form der digitalen Auftragskommunikation ist eine unverzichtbare Lösung für Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren möchten. Wichtig ist es dabei, auf die Verträglichkeit mit der bestehenden Systemwelt zu achten. Eine Erweiterung über clevere Schnittstellen ist immer günstiger und flexibler als ein kompletter Systemwechsel. Zudem trägt die papierlose Abwicklung zu mehr Nachhaltigkeit bei und reduziert den administrativen Aufwand erheblich.

Digitale Auftragskommunikation mit RIO

Eine bewährte Lösung bietet die Order Communication von RIO. Mit der Fahrer-App Pocket Driver erhalten Fahrerinnen und Fahrer eine zentrale Plattform für ihre Touren. Sie können in Echtzeit auf alle relevanten Informationen zugreifen und dank integrierter Übersetzungsfunktion barrierefrei mit der Disposition kommunizieren. Zudem bietet diese Lösung eine nahtlose Integration in bestehende Transport Management Systeme (TMS) und eine intuitive Bedienung, die eine schnelle Implementierung ohne großen Schulungsaufwand ermöglicht.