Der geheime Erfolgsfaktor: Stammdaten – warum sie so wichtig sind

Daten sind der größte Schatz. Jeder will sie, jeder braucht sie. Doch nicht jeder geht angemessen damit um. Chaos ohne einheitliche Vorgaben kann zum Verhängnis werden, wenn ein Transportmanagementsystem eingeführt wird. Damit ein TMS den erhofften Nutzen bringt, ist es wichtig, nur bereinigte Daten zu übertragen. Dabei gibt es einiges zu beachten.

Doch was sind eigentlich Stammdaten? Stammdaten sind Basisinformationen, die in einem Geschäftsprozess laufend relevant sind. Sie bleiben für einen langen Zeitraum gültig, ändern sich selten und werden mehrmals verarbeitet. In einem Transportmanagementsystem wie Cartright von RIO gehören dazu typischerweise Adressen, Fuhrparkdaten, Personal- und Produktdaten, Auftragsvorlagen und Tourvorlagen. Besonders wichtig: Bei Adressen müssen alle relevanten Angaben und eine Geocodierung vorhanden sein. Darauf gehen wir später ein.

Stammdatenregel Nummer 1: Der Regelkatalog

Damit Stammdaten einheitlich erfasst und abgebildet werden können, ist es wichtig, klar zu definieren, wie sie aussehen sollen. Jedes Unternehmen sollte dazu einen Regelkatalog erstellen, der festlegt, wie Daten erfasst werden und welche Pflichtfelder ausgefüllt werden müssen. Wichtig sind eindeutig geregelte Schreibweisen.

Ein paar Beispiele dazu:

• Heißt es „Musterstr.“, „Musterstraße“ oder „Musterstrasse“?
• Wird zuerst der Vorname und dann der Nachname genannt oder umgekehrt?
• Werden Fahrzeugkennzeichen mit oder ohne Bindestrich dargestellt?
• Wie sieht es mit Sonderzeichen aus?

All diese Dinge sind einheitlich zu regeln.

Überführung der Daten vom Altsystem ins Neusystem

Um im neuen TMS mit einer sauberen Datenbasis zu starten, ist es empfehlenswert, zunächst eine Liste von allen Stammdatentypen aus dem Altsystem zu exportieren oder zu erstellen – zum Beispiel im klassischen Format einer Exceltabelle (.csv). Alte, unnötige und defekte Datensätze sollten entfernt, unvollständige und fehlerhafte Datensätze korrigiert werden.

Die Übertragung der alten Daten in das neue System wird in der Regel vom Anbieter des Transportmanagementsystems unterstützt. Dieser legt im Vorfeld genau fest, welche Form die Stammdaten haben müssen und wie sie anzuliefern sind. Prüfen Sie nach der erfolgreichen Integration stichprobenartig, ob der Import fehlerfrei funktioniert hat.

Geocodierung von Adressstammdaten

Eine typische Situation im Speditionsalltag: Der Lkw steht pünktlich an der Lieferadresse, doch statt eines Lagers befindet sich dort ein Wohnhaus. In einem anderen Fall musste ein Kranwagen eingesetzt werden, weil sich ein Lkw unter der angegebenen Adresse festgefahren hatte. Kosten: über 1.000 Euro. Grund für solche Fälle ist eine fehlende Georeferenzierung. Sie ermöglicht es, Adressen zu präzisieren und sicherzustellen, dass das Fahrpersonal den richtigen Ort anfährt. Für ein TMS sind die X- und Y-Koordinaten besonders wichtig. Jede marktübliche Navigationssoftware kann diese verarbeiten.

Das Transportmanagementsystem Cartright von RIO bietet zum Beispiel die Möglichkeit, eine Adresse mit einem abweichenden Koordinatenpunkt zu kombinieren und den Anlieferpunkt zu präzisieren. Dies ist sinnvoll, wenn sich die Laderampe zum Beispiel in einem Hinterhof befindet.

Wer ausreichend Zeit in die Pflege seiner Stammdaten und in eine ergänzende Geocodierung investiert, verschafft seinem TMS eine saubere und solide Datenbasis, die die künftige Arbeit massiv vereinfacht.

Checkliste zum Download

Die wichtigsten Informationen rund um das Thema Stammdaten und Geocodierung hat RIO in einer Checkliste zusammengefasst. Unter dem folgenden Link steht sie zum kostenlosen Download bereit: https://tinyurl.com/58bbxuj9