Wie man Forderungen richtig eintreibt

Viele Spediteure und Frachtführer vereinbaren heute Zahlungsziele von 30 Tagen; ihr Geld bekommen sie in der Regel aber deutlich später. Das kostet mittelfristig nicht nur Liquidität, sondern führt mitunter sogar zur wirtschaftlichen Schieflage - vor allem, wenn das betroffene Unternehmen zu spät und falsch auf Zahlungsverzögerungen oder -ausfälle reagiert. Finanzexperten machen vor allem bei kleinen und mittelständischen Unternehmen noch große Defizite beim Forderungsmanagement aus. Dabei lässt sich das Risiko, dass offene Rechnungen das Geschäft bedrohen, durch relativ einfache Maßnahmen reduzieren. Hier sind einige wichtige Tipps: Wer Auftraggebern Zahlungsziele gewährt, wird zum Kreditgeber für diejenigen, die Leistungen abnehmen. Bei einem solchen Lieferantenkredit ist Vorsicht geboten: "Betriebe sollten nur Geschäftspartnern, deren Bonität sie vor Vertragsabschluss überprüft haben, Zahlungsziele einräumen", rät Wolfgang Buse. Er ist Fachanwalt für Transportund Speditionsrecht in der Kanzlei Buse, Klante, Busch und hilft häufig Mandanten, an ihr Geld zu kommen. Bonitätsprüfung ist die beste Vorsorge Die Kreditwürdigkeit eines Geschäftspartners lässt sich zum Beispiel durch einen Auszug aus dem Handelsregister prüfen. "Weitere Angaben bekommt man über Wirtschaftsauskunfteien wie Bürgel oder Creditreform", sagt Rudolf Hahn, Fachanwalt für Transport- und Speditionsrecht in der Erfurter Kanzlei Hahn & Kollegen. Laut Hahn sollten Spediteure und Frachtführer auch die Bonität langjähriger Geschäftspartner regelmäßig überprüfen - am besten alle ein bis zwei Jahre. Auch bei kleineren Neukunden sollte eine Bonitätsprüfung vor Geschäftsaufnahme nicht unterbleiben. "Zahlt der Empfänger bei Unfrei-Sendungen nicht, sollte der Spediteur immer daran denken, dass sein Auftraggeber zahlungsverpflichtet bleibt", so Buse. Bei Auftraggebern mit unzureichender Bonität empfiehlt er, keinen Lieferantenkredit einzuräumen, sondern auf die sofortige Begleichung der Rechnung zu bestehen. Selbst wenn die Bonität gut ist, sollten Speditions- und Transportunternehmen ihre Leistung nicht über großzügige oder branchenunübliche Zahlungsziele verkaufen, betont Wirtschaftsjurist Hahn. Buse empfiehlt Zahlungsziele von 14 Tagen zu vereinbaren. "Das ist aber oft nicht durchsetzbar", gesteht er. Jeder größere Verlader lasse sich 30 Tage Zeit. Bereits im Angebot sollten außer der Leistung und dem Preis klare Angaben zur Fälligkeit stehen. "Zudem sollten Speditionsund Transportunternehmen ihren Auftraggebern darin Anreize bieten, möglichst schnell zu zahlen", erläutert Hahn. Zum Beispiel, indem sie ihnen als Preisnachlass ein Skonto einräumen. "Die Kosten, die durch den Lieferantenkredit entstehen, sollte man auf jeden Fall in den Angebotspreis einkalkulieren", ergänzt Buse. Ist der vereinbarte Transport erbracht worden, sollte der Auftragnehmer nicht zögern, diesen in Rechnung zu stellen. "Dabei ist es wichtig, auf korrekte und vollständige Aufzählung der erbrachten Leistungen zu achten und sicherzustellen, dass die jeweils vereinbarten Preise in Rechnung gestellt werden und das ausgemachte Zahlungsziel genannt ist", erklärt Hahn. Ungenauigkeiten oder Fehler in der Rechnung könnten vom Auftraggeber dazu genutzt werden, die Zahlung hinauszuschieben oder zu verweigern. Mahnungen nicht zu spät verschicken Mit Ablauf des festgelegten Datums befindet sich der Schuldner in der Regel in Verzug. Falls in der Rechnung kein Zahlungsziel angegeben ist, gerät ein Auftraggeber spätestens dann in Verzug, wenn er die Rechnung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit bezahlt. Darauf weist auch das Bundeswirtschaftsministerium (BMWI) auf einem Internetportal speziell für Unternehmen hin. Fehle dieser Hinweis, bedürfe es einer Mahnung mit entsprechenden Angaben, um den Verzug auszulösen. Wenn ein Auftraggeber mit Zahlungen in Verzug ist, sollte der Auftragnehmer laut Buse nicht zu lange warten, sondern mahnen, sobald das Zahlungsziel verstrichen ist und die Zahlungseingänge zu diesem Tag gebucht worden sind. Je länger ein Sachverhalt zurückliegt, desto schwieriger ist es, ihn aufzuklären. Rechtliche Vorgaben für Mahnungen gibt es nicht. Ein erstes Mahnschreiben sollte in einem freundlichen, aber bestimmten Ton verfasst sein und darlegen, dass die Zahlung in Verzug ist. Folgendes muss es nach Angaben des BMWI mindestens enthalten: die Namen des Schuldners und des Gläubigers, die Höhe der ausstehenden Forderung, die dafür erbrachte Leistung, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, gegebenenfalls das gesetzte Zahlungsziel und eine Frist, bis wann die überfällige Zahlung nun erfolgt sein muss. "Letztere sollte kurz sein - etwa zehn Tage", sagt Hahn. Eine konkrete Frist zu benennen, ist wichtig. Denn die Formulierung "sofort" bedeutet nach der Rechtsprechung einiger Gerichte "innerhalb von acht Wochen", warnt das BMWI auf seinem Unternehmensportal. Aus der Sicht von Buse sollte man höchstens drei Mal mahnen. "Erfahrungsgemäß bringen weitere Mahnungen keinen Erfolg mehr - sie landen im Papierkorb." Als Gläubiger müssen Unternehmen damit rechnen, dass ein Auftragnehmer den Erhalt einer Rechnung bestreitet. Ein Mahnschreiben dient in diesem Fall also auch dazu, ihm den Zahlungsverzug nachzuweisen. Daher sollte man dem Schuldner ein Mahnschreiben per Einschreiben schicken und eine Kopie der Rechnung beilegen. Rechtsanwälte und Inkassobüros helfen "Wenn Mahnungen nicht zum gewünschten Erfolg geführt haben, ist es ratsam, Hilfe von außen in Anspruch zu nehmen", sagt Hahn. Dies kann der Gläubiger gegebenenfalls in einer dritten schriftlichen Mahnung androhen. "Wenn der Kunde selbst dann nicht reagiert, sollte man ein Inkassobüro oder einen Rechtsanwalt mit der Realisierung der Forderung beauftragen", sagt Hahn. Je länger der Gläubiger mit diesem Schritt warte, desto unwahrscheinlicher werde es, dass er sein Geld bekommt: "Der Schuldner ist am Ende vielleicht schon zahlungsunfähig." Ein anwaltliches Mahnschreiben, das dem Schuldner die Sach- und Rechtslage aus Sicht des Gläubigers ausführlich darlegt, macht laut Buse auf viele Schuldner mehr Eindruck als eine normale Mahnung. Erklärt sich der Schuldner bereit, zu zahlen, kann der Rechtsanwalt gegebenenfalls danach bei der Ausarbeitung einer Einigungsvereinbarung unterstützen. Alternativ helfen Inkassobüros. Sie mahnen den Auftraggeber nicht bloß, sondern kontaktieren ihn auch telefonisch oder persönlich. Zudem berücksichtigen sie immer die Bonität des Schuldners. Sie schlagen also nur wirtschaftlich vertretbare Lösungen vor. Das Inkassobüro überwacht auch, ob etwaige Ratenzahlungen eingehalten werden, und arbeitet Vereinbarungen und Maßnahmen zur nachträglichen Forderungssicherung zusammen mit dem Gläubiger aus. Wenn alle außergerichtlichen Versuche, an offene Forderungen zu kommen, erfolglos bleiben oder der Schuldner widerspricht, bleibt oft nur noch ein gerichtliches Mahnoder Klageverfahren. "Welches in der Regel kostspielig ist und beachtliche Zeit in Anspruch nimmt", sagt Buse. Um die Geschäftsbeziehung nicht aufs Spiel zu setzen, scheuen einige Spediteure und Frachtführer den Weg zum Gericht. Hahn hat Zweifel an dieser Taktik: "Diese Unternehmer sollten hinterfragen, ob sie sich einen Auftraggeber mit schlechter Zahlungsmoral auf Dauer leisten können". Abhilfe durch Factoring Offene Rechnungen verkaufen Eine Lösung bei Zahlungsverzug ist Factoring. Dabei tritt ein Unternehmen seine offenen Forderungen an einen Dienstleister (Factor) ab. Dieser Factor zahlt den Großteil der Außenstände sofort, sodass das Unternehmen liquide bleibt und nicht abwarten muss, bis der Auftraggeber seine Rechnung bezahlt. "Innerhalb von ein bis zwei Tagen kann der Unternehmer ohne die Stellung banküblicher Sicherheiten über einen Großteil der fakturierten Rechnungssumme verfügen", erklärt Jens-Christian Eberhardt, Vertriebs- und Marketingleiter von Dresdner Factoring.Den restlichen Betrag (abzüglich der Factoring-Kosten) erhält das Unternehmen dann, wenn die Rechnung beglichen wurde. Dabei trägt der Factoring-Dienstleister auch das Risiko für Zahlungsausfälle. Er hat allein für das Inkasso zu sorgen. Diese Risiken lässt sich das Factoring-Institut selbstverständlich bezahlen. Die Factoring-Gebühr wird grundsätzlich auf den Bruttoumsatz erhoben und bewegt sich zwischen 0,25 und 1 Prozent. Hinzu kommen ein Vorfinanzierungszinssatz und eine Prüfgebühr. Je nach Rahmenvertrag übernimmt der Factoring-Dienstleister auch das Forderungsmanagement inklusive des Mahn- und Inkassowesens eines Kunden. ag

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