TÜV SÜD stellt auf "e-Invoicing" um

Die Zahlen sind beeindruckend: Laut der Billentis-Studie wurden im Jahr 2016 in Europa über 36 Milliarden Rechnungen erstellt, verschickt und bearbeitet. Berechnungen legen am Beispiel der öffentlichen Verwaltung in Deutschland dar, dass der Zeitaufwand für das Bearbeiten einer Papierrechnung zwischen 16 und 23 Minuten liegt. Bund, Länder und Gemeinden könnten bei konsequenter Umstellung auf e-Invoicing-Prozesse Einsparungen in Milliardenhöhe erzielen. Das Einsparpotenzial liegt bei 4,3 bis sogar 8,9 Milliarden Euro. Kaum verwunderlich, dass die Bundesregierung darauf pocht, dass jeder Rechnungssteller, der mit einer Behörde abrechnet, sobald wie möglich auf e-Invoicing umstellen muss. Sie hat dafür die gesetzlichen Voraussetzungen im E-Rechnungsgesetz und der E-Rechnungsverordnung geschaffen. Auch Unternehmen können davon profitieren. TÜV SÜD nahm diese Entwicklung zum Anlass, frühzeitig mit der Umsetzung eines eigenen e-Invoicing-Projektes zu starten. Seit dem Pilotstart zu Beginn dieses Jahres hat TÜV SÜD bereits an über 600 Kunden Rechnungen nach dem neuen e-Invoicing Verfahren im PDF-Format versendet - und die Erfahrungen sind absolut positiv. "Nachdem wir mit dem Pilotprojekt der TÜV SÜD Auto Service GmbH erfolgreich gestartet sind, haben wir seit dem 20. März auch weitere Gesellschaften an unsere interne Lösung angeschlossen", so Wolfgang Eichler, der bei der TÜV SÜD Auto Service GmbH für das e-Invoicing-Projekt verantwortlich ist. Als elektronische Rechnung wird per Gesetz ein Dokument bezeichnet, das die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen aufweist wie eine Rechnung auf Papier. Erleichternd kommt hinzu, dass eine Rechnung, die auf elektronischem Wege versandt wird, auch ohne Signatur volle Rechtswirksamkeit hat - egal ob es sich um einen Datensatz oder ein PDF-Dokument handelt. Das gilt gleichermaßen für eine Rechnungsübermittlung per E-Mail, über FTP-Server oder andere direkte Datenanbindungen zwischen Versender und Empfänger. Eine möglichst flexible Lesbarkeit ist erforderlich Bei der Umsetzung waren TÜV SÜD vor allem die Anforderungen der Kunden eine zentrale Aufgabe. Rechnungen sollten entsprechend den Anforderungen der Kunden "menschenlesbar" oder auch "maschinenlesbar" oder beides sein. Dabei ist die einfachste und meistgebräuchliche Version des elektronischen Rechnungsversandes ein PDF -Format, das der Empfänger sofort nach Erhalt sicher abspeichern muss. Wolfgang Eichler: "Die Empfänger einer elektronischen Rechnung müssen nach den Vorgaben der Finanzverwaltung sicherstellen, dass die Rechnungen in Echtzeit so archiviert und zur Weiterverarbeitung gespeichert werden, dass sie nicht im Nachhinein manipuliert werden können." Datensätze werden sich bald auch als PDF/A3 mit XML-Datei im sogenannten ZUGfeRD-Format, im VDA3948-Format und der sogenannten XRechnung versenden und vom Empfänger weiterverarbeiten lassen. Sie sind damit kompatibel mit den gängigsten Buchhaltungs-Software-Lösungen der Empfänger. TÜV SÜD verfolgt mit der Einführung des e-Invoicings gleich mehrere Ziele. Wolfgang Eichler: "Unsere Unternehmen alleine versenden über 900.000 Rechnungen im Jahr, für alle TÜV SÜD Gesellschaften in Deutschland gehen wir von über zwei Millionen Rechnungen aus. Unsere Kunden profitieren von kürzeren Rechnungsdurchlaufzeiten durch automatisierbare Verarbeitungs- und beschleunigte Freigabeprozesse und beide Seiten erzielen Zeit- und Kostenersparnisse - nicht zu reden von der Papierersparnis." Ab dem 27. November 2020 stellen Ämter unisono auf e-Invoicing um Hinzu kommt, dass TÜV SÜD sich in der Verantwortung sieht, als Vorreiter die gesetzlichen Anforderungen frühzeitig zu erfüllen. Denn bereits zum Stichtag 27.11.2019 müssen alle dem Vergaberecht unterliegenden Institutionen von Bund und Ländern E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 27.11.2020 soll laut Gesetzgeber dann eine komplette Umstellung auf e-Invoicing abgeschlossen sein und Lieferanten müssen dann ihre Rechnungen elektronisch an die öffentliche Hand stellen. Dies ist im Übrigen bereits in Dänemark und Österreich der Fall. Wolfgang Eichler: "Neben dem enormen Einsparpotenzial wollen wir durch unser e-Invoicing-Projekt unseren Kunden ein positives Beispiel dafür liefern, selbst auch auf diese Art der Rechnungsübermittlung umzustellen." Auch wenn für Unternehmen eine gesetzeskonforme Umstellung zunächst Investitionen in die neue Technik bedeutet, ist aber auch hier das Einsparpotenzial nicht zu unterschätzen. Bei TÜV SÜD geht man davon aus, dass eine herkömmliche Papierrechnung im Unternehmen vom Eingang bis zur Bezahlung und Archivierung Kosten von 30 bis 50 Euro pro Beleg verursacht. Nach einer Umstellung auf ein elektronisches Verfahren schrumpfen diese Kosten auf einen Bruchteil zusammen. So ergibt sich sogar in kleinen und mittleren Unternehmen eine spürbare Kostenreduzierung, wenn das System einmal installiert ist. Nach den ersten, durchweg positiven Erfahrungen bei TÜV SÜD sind Wolfgang Eichler und sein Team optimistisch, anderen Unternehmen, TÜV SÜD Kunden und Partnern positive Impulse für die eigene Umstellung zu liefern. "Wir können und wollen an alle Unternehmen appellieren, sich ebenfalls frühzeitig mit der Gesetzeslage und den Anforderungen der öffentlichen Hand auseinanderzusetzen. Denn wer bereits vor der gesetzlich definierten Frist die Weichen stellt, wird spätestens bei der finalen Umstellung durch Bund und Länder als Lieferant weiter gelistet werden. Und die 30 bis 50 Euro Einsparung pro Rechnung ergeben ja in jedem Unternehmen Einsparungen, die allemal eine Überlegung wert sind." TÜV SÜD Ansprechpartner TÜV SÜD Auto Service GmbH, Wolfgang Eichler, Ltr. Prozessmanagement Tel.: +49 89 57 91-41 03 E-Mail: wolfgang.eichler@tuev-sued.de

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