Personaleinsatzplanung

PersonaleinsatzplanungPEP spart 100 Euro pro Mitarbeiter Bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung (PEP) senkt die Personalkosten, erhöht die Flexibilität und bindet Mitarbeiter. Wie die Software bei der Personalplanung im Lager hilft.Schnell muss es gehen: 70.000 Empfänger warten auf ihre Sendungen. 145 Lieferfahrzeuge für den Nahverkehr sowie 30 Fernlastzüge müssen in der Niederlassung Villingen-Schwenningen des Paket- und Expressdienstes DPD be- und entladen werden. Insgesamt 150 Mitarbeiter bearbeiten die Pakete im Zwei-Schicht-Betrieb. Pro Schicht sind 45 verschiedene Arbeitsplätze mit unterschiedlichen Anforderungen und flexiblen Arbeitszeiten zu besetzen. Bei Schichtbeginn sind alle Mitarbeiter an ihrem Platz. „Bis Anfang 2011 haben wir die Personaleinsatzplanung mit Excel-Tabellen durchgeführt“, sagt Günter Pfaff, Leiter der DPD-Niederlassung. „Das Resultat war ein zeitintensiver Planungsprozess mit dennoch oft ungenauen Ergebnissen.“ Inzwischen setzt der Niederlassungsleiter bei der strategischen Personaleinsatzplanung (PEP), der Berechnung des Mitarbeiterbedarfs wie auch deren Zuteilung auf die jeweiligen Arbeitsstationen, auf IT-Unterstützung. „Mit der Software für das Workforce Management sind wir in der Lage, das schwankende Paketaufkommen optimal zu bewältigen, die Komplexität in der Personalplanung deutlich zu verringern und den gesamten Planungsprozess effizienter zu gestalten“, resümiert Pfaff. Die daraus errechneten Einsparungen beziffert der Niederlassungsleiter auf monatlich bis zu 100 Euro – pro Mitarbeiter. Gleichwohl: Mit Blick auf Fachkräftemangel und demografischen Wandel sollte intelligente, das heißt bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung nicht allein auf die Kostenvorteile blicken. „Im Idealfall werden die Wünsche und Qualifikationen des Personals berücksichtigt und die Mitarbeiter bei der Planung mit eingebunden“, sagt Angela Fauth-Herkner, Geschäftsführerin der auf Personalmanagement spezialisierten Beratung Fauth-Herkner & Partner. „Das reduziert Spannungen, steigert die Motivation und die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen.“ 20 Prozent besser werden Das Personal ist einer der größten Kostenfaktoren in der Logistik. Andererseits ist qualifiziertes Personal wichtiges Kapital. Wer Personalkosten senken will, das zeigt das Beispiel DPD, sollte die vorhandenen Mitarbeiterressourcen geschickt einsetzen. Intelligente PEP, so die Berechnungen der Experten, steigert die operative Effizienz um 10 bis 20 Prozent. Sie reduziert Überstunden, senkt Ausfallzeiten und steigert Transparenz und Flexibilität. Allein: Wie funktioniert eine effiziente Personaleinsatzplanung? Beim Ziel sind sich alle einig: Es soll so wenig Personal wie möglich und so viel wie nötig im Lager unterwegs sein, um das Auftragsaufkommen termingerecht abzuarbeiten. Dabei sind allerdings viele Variablen zu berücksichtigen. Je nach Branchensegment, Aufkommen, Saison und Tageszeit schwankt der Personalbedarf. Zudem müssen die Disponenten gesetzliche, tarifrechtliche und arbeitsvertragliche Regelungen sowie Budgetvorgaben beachten. Gleichzeitig gilt es, den Einfluss von Ferienzeiten, Brückentagen sowie die individuellen Qualifikationen und Wünsche der Mitarbeiter, etwa bei Urlaubszeiten, Anfahrtswegen oder persönlichen Einschränkungen, im Blick zu behalten und all das in einem für alle akzeptablen Kompromiss zusammenzuführen. In kleineren Unternehmen setzt man sich zusammen. „Kannst du?“, „Magst du?“, „Wir müssen …“ Man kennt sich. Die Belegschaft und das Arbeitsaufkommen sind überschaubar. Die Einsatzpläne werden gemeinsam erstellt. „Ein Modell auch für größere Unternehmen“, urteilt Fauth-Herkner. Zumindest auf der Teamebene sollte das funktionieren. „Dazu wird ein Grundraster vorgegeben, das die Teams dann selbstständig verfeinern.“ Für die Erstellung eines solchen Grundrasters sind zunächst Kennzahlen erforderlich. Sie geben beispielsweise Auskunft darüber, wie sich Aufkommensschwankungen im Jahresverlauf darstellen. Diese Daten bilden das Gerüst für die längerfristige, an der Auslastung orientierte, strategische Budget- und Kapazitätsplanung, den Jahresgrobplan. „Die Personaleinsatzplanung erfolgt trichterförmig vom Jahresgrobplan zur Tagesplanung“, sagt Fauth-Herkner. Der Grobplan gibt bereits einen Überblick über Bedarfsspitzen und darüber, wann es günstig ist, Zeitkonten auszugleichen. In weiteren Schritten wird der Grobplan sukzessive um zusätzliche Details ergänzt. „Was bekannt ist, wird eingetragen“, so die Unternehmensberaterin. Das Zusammentragen etwa von anstehenden Projekten, Feiertagen, Ferienzeiten, Urlaubswünschen ergänzt den Grobplan und führt zu einer relativ flexiblen Basis für einen Monatsplan. Der konkretisiert beispielsweise die Aufkommensentwicklung, Projekte, Urlaubszeiten, Ruhetage, längerfristige Ausfallzeiten. Auf dieser Grundlage lassen sich dann Grundraster erstellen. Sie dienen den operativen Einheiten, den Teams, dazu, die Monats- und – ausgerichtet an Ist-Situation und personenbezogenen Details – eine optimale Tagesplanung bis auf die Ebene der Schichteinteilung und den täglichen Dienstplan zu erstellen. Ab 50 Mitarbeitern lohnt es sich Angesichts des hohen Zeitaufwandes und der vielen gesetzlichen, arbeitsrechtlichen und personenbezogenen Faktoren, die zu berücksichtigen sind, ist in größeren und mittelständischen Unternehmen inzwischen die Unterstützung der PEP durch Software-Systeme weit verbreitet. Zahlreiche Softwarehäuser bieten Programme, Module oder Subsysteme für die PEP – manche sogar auf bestimmte Branchen zugeschnitten. Welche Betriebsgröße eine solche Investition rentabel macht, wird von den Anbietern ungern definiert. Experten gehen von einer Untergrenze von 50 festangestellten Mitarbeitern aus. Solche Systeme binden meist alle für die Prozesse und jeweiligen Mitarbeiter relevanten Daten ein. Schnittstellen zu anderen Systemen wie etwa der Auftragssteuerung, der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Personalstammdatenverwaltung oder Zeitwirtschaftssystemen sorgen unter anderem für mehr Transparenz auf dem Gehaltszettel. Zudem können Veränderungen des Personaleinsatzes, der Urlaubs- und Seminarplanungen mit vielen der Systeme simuliert oder aktuell eingegeben werden. Geplante Urlaubszeiten und erfasste Fehlzeiten fließen in die Zeitwirtschaft ein. Damit machen die IT-Systeme mehrfache Datenerfassungen, das Ausfüllen verschiedener Formulare und das Pflegen von parallelen Statistiken überflüssig – der Planungs- und Verwaltungsaufwand wird reduziert. Erfasste Daten werden in übersichtlicher Form aufbereitet und können jederzeit aktualisiert werden. Nicht selten bieten die Programme überdies dem Controlling Funktionen zur detaillierten, fortlaufenden Kosten- und Kennzahlenanalyse oder sogar die Möglichkeit, unterschiedliche Schichtszenarien automatisiert durchzuspielen. Paketmenge bestimmt Personalmenge So errechnet etwa die in der DPD-Niederlassung Villingen-Schwenningen genutzte PEP-Software anhand des erwarteten Paketaufkommens zunächst das tägliche Arbeitsaufkommen für die gesamte Niederlassung. Im nächsten Schritt kalkuliert das System die quantitative Personalplanung. Sie gibt Aufschluss darüber, wann welche Arbeitsbereiche im Umschlagzentrum benötigt werden und mit wie vielen Mitarbeitern diese zu besetzen sind. Auf Basis dieser Kalkulation erfolgt die qualitative Personaleinsatzplanung. Ein spezieller Algorithmus überprüft die Verfügbarkeit der Mitarbeiter und berücksichtigt deren Qualifikationen ebenso wie den Stand der Gleitzeit- oder Urlaubskonten. Auf diese Weise koordiniert die Personalabteilung im Depot des KEP-Dienstes die Schicht-, Tages-, Wochen- und Urlaubsplanungen für den operativen Betrieb sowie kurzfristige Umplanungen. Den personalisierten Dienst- und Schichtplänen können dabei beliebige Schicht- oder Zeitraster hinterlegt werden. Vor der Wahl einer Software für die PEP sollten Unternehmen ihre Anforderungen exakt definieren und die Komplexität des vorherigen Aufwandes genau analysieren. „Nach den Erfahrungen in den Betrieben werden oft sehr komplexe Systeme angeboten, die einen hoch qualifizierten Planer voraussetzen“, urteilt Unternehmensberaterin Fauth-Herkner. „PEP-Software muss aber als ein Hilfsmittel für mehr Flexibilität verstanden werden. Es soll die Führungskräfte unterstützen und die Ergebnisse für alle nachvollziehbar, am besten grafisch darstellen.“ Dann werden Über- und Unterbesetzungen schnell transparent und können vermieden werden. Und PEP spart tatsächlich viele 100 Euro. ❙❚■ Rainer Barck, freier Journalist Vom Groben zum Feinen Personaleinsatzplanung richtig gemacht Jahresgrobplanung Kennzahlen- und Aufkommensanalyse, Sollstärkenermittlung Ermittlung des Jahres-Stundenbudgets der Beschäftigten und Teams Erstellung spezifischer Stundenkontingente für einzelne Zeiträume (beispielsweise bestimmte Wochentage) Integration von Urlaubszeiten, Projekten und Kurzsabbaticals Feinplanung (Monat/Woche)Einbindung aktueller Daten (Aufkommen, Zeitsalden der Beschäftigten, konkrete Wünsche der Mitarbeiter) Abstimmung im Team Abstimmung mit Führungskraft Anpassung der Grobplanung Kurzfristige ReaktionenEinsatzbesprechungen (Wochen-/Tagebasis) im Team reflektieren kurzfristige Änderungen (aktuelle Krankmeldungen, unvorhergesehene Arbeitsspitzen oder -täler, private Zeitwünsche und Ähnliches) rbb„Kannst Du?“, „Magst Du?“, „Wir müssen ...“ ist auch eine Planungsmethode für den Personaleinsatz „Das reduziert Spannungen, steigert die Motivation und bindet Mitarbeiter ans Unternehmen“ Angela Fauth-herkner, Geschäftsführerin der Beratung Fauth-Herkner & Partner

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