E-Rechnungspflicht ab 2025: Was Unternehmen wissen müssen

Am 1. Januar 2025 ist Stichtag. Dann müssen alle inländischen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im Geschäftskunden-Segment (B2B) zu empfangen. Entweder per E-Mail, über eine elektronische Schnittstelle oder auch als Download über ein Portal. Darauf verweist Jutta Knell, stellvertretende Hauptgeschäftsführerin des DSLV Bundesverbandes Spedition & Logistik in Berlin. PDF zählt nicht als E-Rechnung Hintergrund für diese Neuerungen ist das Wachstumschancengesetz, das der Bundesrat im März 2024 beschlossen hat. Und zu einigen der Änderungen gehöre, erklärt Knell, dass in Deutschland zum 1. Januar 2025 "elektronische Rechnungen" und "sonstige Rechnungen" eingeführt werden. Elektronische Rechnungen müssen demnach, so die DSLV-Referentin, zum 1. Januar 2025 verpflichtend der europäischen Norm EN 16931 gemäß der EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (Richtlinie 2024/55/EU) entsprechen, während "sonstige Rechnungen" Rechnungen in Papierform oder in anderen elektronischen Formaten sind, etwa als PDF oder aber im JPEG-Format. "Jedes Unternehmen muss gleichwohl zum 1. Januar 2025 in der Lage sein, inländische elektronische Rechnungen zu empfangen." Der Rechnungs-Empfänger dürfe E-Rechnungen auch nicht ablehnen, wenn der Rechnungs-Aussteller auf E-Rechnung bestehe. Die E-Rechnungs-Standards Positiv sei jedoch, dass für den E-Rechnungs-Empfang ein E-Mail-Postfach oder aber auch der Download der Datei über ein Portal ausreiche, betont Knell. Erfreulich sei zudem, dass das Bundesfinanzministerium (BMF) nicht auf den rein maschinell auslesbaren E-Rechnungen nach der Norm EN 16931 bestehe. So erlaube das BMF neben diesen strukturierten Rechnungen, etwa nach dem Standard XRechnung, auch hybride Datenformate, also "zusammengesetzte Rechnungen mit einem strukturierten Datenteil mit einem zusätzlichen menschenlesbaren Datensatz. Zum Beispiel falle das Format ZUGFeRD unter die hybriden Rechnungsformate. "Das hilft den Betrieben sehr", lobt die DSLV-Referentin, weil sie keine ausschließlich verschlüsselten Rechnungs-Dateien erhalten und diese dann, wie gehabt, lesen, ausdrucken und weiterhin abheften können. "Da ist das BMF den Firmen entgegengekommen." Zudem ermögliche das BMF die Weiternutzung bereits etablierter elektronischer Rechnungsformate, etwa mittels EDI-Verfahren wie EDIFACT. Was den Firmen auch hilft: Für den Rechnungs-Versand gelten zum Glück noch Übergangsfristen. Unternehmen können also nach wie vor bis zum 1. Januar 2026 Papierrechnungen versenden, erläutert Knell. Und vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers könne ein Rechnungsaussteller bis zu diesem Stichtag weiterhin auch "sonstige Rechnungen", etwa als PDF, versenden. "Spätestens bis zum 1. Januar 2028 müssen aber alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen sowohl zu empfangen als auch zu versenden", betont Knell. Das klingt alles technisch komplex, hat aber auch Vorteile. Mehr Digitalisierung erhöhe stets die Effizienz in Unternehmen, sagt sie. Abgesehen davon sei die E-Rechnung heute schon in einigen EU-Staaten wie etwa Italien, Frankreich und Polen Pflicht. So gesehen gebe es etliche Spediteure, weiß sie aus einer Umfrage unter Mitgliedsfirmen des DSLV, die die E-Rechnung begrüßen. Was die DSLV-Referentin indes kritisiert, ist zweierlei: Es gebe zwar ein Schreiben des BMF vom 13. Juni 2024, wie die E-Rechnung umgesetzt werden soll. "Noch ist dies aber nur ein Entwurf. Sprich: Was zum 1. Januar 2025 konkret kommt, weiß man noch nicht." Erst im vierten Quartal, das Datum sei da nach wie vor offen, wolle das BMF das entsprechende Umsetzungs-Schreiben versenden. Das sei auch der größte Kritikpunkt aller Verbände, betont Knell, die zu dem BMF-Entwurf Stellung genommen haben. "Die Unternehmen brauchen ja auch Zeit zur Umsetzung. So müssten sie zwar für den Empfang einer E-Rechnung tatsächlich nur über ein E-Mail-Postfach verfügen. Sie müssen die E-Rechnung aber auch auslesen können. Und dafür braucht es nun einmal eine spezifische Konvertierungs-Software." IT-Lösungen können helfen Gute Nachricht ist, es gibt Software-Lösungen, die die Unternehmen auf dem Weg zur E-Rechnung, ja sogar zum elektronischen Dokumenten-Management unterstützen können. Ein Anbieter ist Amagno in Oldenburg, der sich auf digitale Prozesse und Dokumente spezialisiert hat. Gründer und Geschäftsführer Jens Büscher hatte zuvor im öffentlichen Dienst gearbeitet und war damals, sagt er heute, "erschlagen von den vielen Umlauf-Akten in den Behörden - das war alles sehr unproduktiv." Daher habe er Amagno gegründet, um mittels eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) kleinere und mittelständische Firmen bei der Digitalisierung ihrer Prozesse zu unterstützen, wie etwa aktuell bei der Implementierung der neuen E-Rechnungs-Pflicht. So auch das Logistikunternehmen Weets in Emden, das in 2023 das DMS von Amagno eingeführt hat und so schon heute für den Empfang von E-Rechnungen gerüstet ist, wie Jan Hommers, Leiter Controlling von Weets, erläutert (siehe unten; das komplette Interview unter www.verkehrsrundschau.de). Aus Sicht von Büscher ist dabei für die Betriebe die größte Herausforderung, dass die Unternehmen Rechnungen ab 1. Januar 2025 nicht mehr als optisches Dokument erhalten, sondern als Datensatz (siehe Abbildung oben). "Das ist nicht mehr das Rechnungs-Layout, wie man es kennt. Das ist nur noch strukturierte Information, die sehr verwirrend wirken kann. Und diese strukturierten Informationen müssen Firmen künftig empfangen und verarbeiten. Wenn sie das nicht können, ist es so, als würden sie die Rechnung unbesehen in die Mülltonne werfen", formuliert er es. Wie gesagt, gelte diese Pflicht schon ab 1. Januar 2025 für Eingangs-Rechnungen. Und wer das nicht könne, der könne zum Beispiel als Unternehmen auch keinen Skonto mehr ziehen, würde vielleicht auch von seinen Kunden angemahnt. Richtig düster werde es, wenn sich dann auch noch das Finanzamt einschalte. "Wir sind für den E-Rechnungs-Empfang gerüstet" Sie sind Leiter Controlling der Spedition Weets. Zum 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Wie haben Sie sich darauf vorbereitet? Ab 1. Januar 2025 werden wir E-Rechnungen empfangen können. Das ist für uns kein Problem. Wir nutzen ja schon in allen unseren Niederlassungen in Deutschland das Dokumenten-Management-System (DMS) von Amagno, das wir seit Juni 2023 für alle ein- und ausgehenden klassischen Buchhaltungs-Belege wie etwa Gutschriften und Rechnungen einsetzen - sowohl debitoren- als auch creditoren-seitig. Alles das ist in unserem DMS drin. Positiver Nebeneffekt ist, dass wir dadurch auch das Thema E-Rechnung abdecken. Wir sind also gerüstet. Warum haben Sie sich für ein DMS entschieden? Als Controller lege ich großen Wert auf transparente und effiziente Prozesse. Ein DMS unterstützt mich, diese Prozesse klar abzubilden und zu optimieren. Ein wesentlicher Vorteil ist, dass wir durch das DMS nahtlose Schnittstellen zu anderen Anwendungen schaffen können, was den gesamten Arbeitsablauf erheblich vereinfacht und automatisiert. Was ändert sich durch die E-Rechnung in Ihrer Buchhaltung und wie hilft Ihnen da das DMS? In unserer Buchhaltung spüren wir keine konkreten Veränderungen durch die Einführung der E-Rechnung, da wir mit dem bereits implementierten DMS von Amagno eine vollständig digitale Lösung nutzen. Die Software wandelt die neuen E-Rechnungen automatisch im Hintergrund um, sodass unsere Buchhaltung mit den gewohnten Prozessen nahtlos weiterarbeiten kann. In lesbares Format bringen Die gute Nachricht laut dem IT-Experten Büscher ist: Es gibt im Internet Anwendungen, sogenannte Viewer, mit denen man sich solche E-Rechnungen wie eine herkömmliche Rechnung ansehen kann. Sinnvoller sei es aber, sagt er, wenn ein Unternehmen seine E-Rechnungen in ein digitales DMS wie Amagno importiere. "Wir bringen die E-Rechnung damit in ein lesbares Format, damit es nicht zu Unterbrechungen in der Buchhaltung kommt. Dabei werden die Informationen so angeordnet, dass sie wie eine Rechnung auf Papier aussehen. Der Vorteil der Nutzung eines DMS gegenüber der Nutzung eines Viewers ist, dass die Rechnung in einem DMS direkt in einen effizienten digitalen Prozess zur Rechnungsverarbeitung eingespeist werden kann." Zum 1. Januar 2025 müssen, wie gesagt, alle Firmen hierzulande in der Lage sein, inländische E-Rechnungen zu empfangen. Um sich dafür zu rüsten, ist Information die erste Pflicht: "Kontaktieren Sie dazu", rät Büscher, "Ihren Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, um fachlich auf der richtigen Seite zu sein." Danach sollten Transport- und Speditionsbetriebe ihre Lieferanten und Auftraggeber kontaktieren. "Klären Sie mit diesen ab, wie diese ihre Rechnungen ab dem Stichtag übermitteln wollen: ob als sonstige Rechnung oder aber als E-Rechnung. Zum anderen sollte jede Firma ein eigenes E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen einrichten und die Ge-schäftspartner informieren, ihre Rechnungen künftig an diese Mailadresse zu senden. "Das ist sehr schnell getan. Wenn man einen pfiffigen IT-ler an der Hand hat, geht das noch in letzter Minute." Was indes ein echtes Problem sei, warnt Büscher, sei, dass etliche Unternehmen noch sehr alte ERP-Systeme einsetzen, die nicht in der Lage seien, die neuen in der Rechnungs-Stellung erforderlichen Formate zu erzeugen. Denn alle Unternehmen mit einem Vorjahres-Umsatz von über 800.000 Euro müssen bereits zum 1. Januar 2027 in der Lage sein, E-Rechnungen zu versenden; für alle anderen Betriebe gilt diese Pflicht ab 1. Januar 2028. Sprich: Die Unternehmen haben nur noch zwei oder drei Jahre Zeit für die Umsetzung. Umso dringlicher sei es, empfiehlt Büscher, dass die Betriebe schon jetzt mit den Herstellern ihrer ERP-Systeme abklären, ob diese die neuen Formate erzeugen können.

BGA: Situation im Großhandel ist schlecht

Luftfracht: DHL Express und Shell kooperieren

Konjunktur: KfW Research senkt Wachstumsprognose

Export: USA bleiben wichtigster Handelspartner

Batteriehersteller: Northvolt beantragt Gläubigerschutz

Alle Schlagzeilen

E-Rechnungspflicht ab 2025: Was Unternehmen wissen müssen

MEISTGELESEN

Emons Spedition siedelt sich am c-Port an

Bund und Länder fördern Brennstoffzellen-Lkw von Daimler Truck

Fiege baut Logistikzentrum bei Leipzig

STELLENANGEBOTE

Schichtleiter (w/m/d) Logistik - Warenausgang

Leiter (w/m/d) Logistik Teilbereich Warenausgang

Head of Logistics (w/m/d) mit fundierter Erfahrung im internationalen Versand

Koordinator (m/w/d) Intralogistik mit Teamleitungsfunktion

Area HR Business Partner

WEITERLESEN

NEWSLETTER