Lohnsteuer auf dem

Lohnsteuer auf demPrüfstandTrotz reinen Gewissens: Wenn das Finanzamt plötzlich eine Lohnsteuer-Außenprüfung ankündigt, werden die meisten Chefs leicht nervös. Welche Rechte und Pflichten Arbeit-geber im „Prüfungsfall“ haben.Aber darüber hatten wir doch schon bei der letzten Prüfung gesprochen. Damals hatte Ihr Kollege nichts dagegen einzuwenden, dass ich Herrn M. steuerlich als freien Mitarbeiter angesehen habe. Und nun sagen Sie, er sei lohnsteuerpflichtiger Arbeitnehmer“, wendet Spediteur A ein, als das Finanzamt plötzlich Lohnsteuern nachfordert.Aber die Behörde geht anlässlich einer erneuten Lohnsteuer-Außenprüfung davon aus, dass Herr M. doch nicht selbstständig tätig, sondern Mitarbeiter des Speditionsbetriebes und damit lohnsteuerpflichtig ist. Wie ist so etwas möglich?Arbeitgeber: Unfreiwillige StaatsdienerDer Arbeitgeber hat so manche, eigentlich dem Finanzamt angestammte Tätigkeit kostenlos zu erledigen: Insbesondere muss er die monatliche Lohnsteuer seiner Mitarbeiter errechnen, einbehalten und an das Finanzamt abführen. Das kann eine durchaus verzwackte Angelegenheit sein, wie wohl jeder Arbeitgeber aus der betrieblichen Buchhaltungspraxis weiß. Mehr noch: Um zu kontrollieren, ob diese Tätigkeiten zugunsten des Finanzamts auch ordnungsgemäß vonstattengehen, führt das Betriebsstättenfinanzamt Außenprüfungen bei den Arbeitgebern durch. Damit will es klären, ob der Chef alle Mitarbeiter, wozu auch die nicht ständig Beschäftigten gehören, erfasst hat und alle zum Arbeitslohn zählenden Einnahmen – in welcher Form auch immer – dem Steuerabzug unterworfen hat. Zudem prüft das Finanzamt, ob der Arbeitgeber bei der Lohnsteuerberechnung von der richtigen Lohnhöhe ausgegangen ist.In welchen Zeitabständen Arbeitgeber auf eine solche Lohnsteuer-Außenprüfung gefasst sein müssen, kann man nicht verlässlich und allgemein vorhersagen. Das Gesetz sieht dafür keine Fristen vor. Der Prüfungsturnus hängt daher weitgehend von der Personaldecke der Finanzämter ab. Daneben spielen aber auch die Größe und die betriebliche Bedeutung eines Betriebs eine Rolle.Flattert eine Prüfungsanordnung ins Haus, so wird diese im Allgemeinen folgende Angaben enthalten:Termin des Prüfungsbeginns,der Name des Prüfers,der Prüfungsumfang sowieder Zeitraum, auf den sich die Lohnsteuer-Außenprüfung beziehen soll.Bis zum Eintreffen des Finanzbeamten bleiben dann bei kleinen und mittelständischen Unternehmen in der Regel noch etwa zwei Wochen Zeit.Notwendige Unterlagen bereithaltenFast immer findet die Prüfung im Betrieb selbst, nur in Ausnahmefällen beim Steuerberater oder im Finanzamt statt. Die Prüfer müssen sich unverzüglich ausweisen und den Beginn der Außenprüfung unter Angabe von Datum und Uhrzeit aktenkundig festhalten.Der Arbeitgeber ist verpflichtet, bei der Außenprüfung mitzuwirken: Er muss die notwendigen Unterlagen in den Geschäftsräumen bereithalten und dafür sorgen, dass der Prüfer einen angemessenen Arbeitsplatz hat, um die Prüfung durchzuführen. Zu den Unterlagen, die der Unternehmer vorlegen muss, gehören insbesondere Lohnsteuerkarten, Lohn- und Gehaltskonten, Lohnjournale, Lohnbücher, Kassenbücher, Anstellungsverträge und Kindergeldbescheinigungen. Haben Arbeitgeber die entsprechenden Daten technisch aufgearbeitet, also etwa auf einem Rechner gespeichert, so müssen sie diese, wenn der Prüfer es verlangt, ausdrucken oder dem Prüfer ein Lesegerät zur Verfügung stellen. Der Prüfer darf die gespeicherten Daten einsehen und das Datenverarbeitungssystem benutzen. Er kann auch eine maschinelle Auswertung und die gespeicherten Aufzeichnungen und Unterlagen auf einem maschinell lesbaren Datenträger fordern. Der Arbeitgeber hat außerdem verschiedene Auskunftspflichten. So muss er etwa zum weiteren Verständnis von schriftlichen Aufzeichnungen Erläuterungen abgeben, wenn diese erforderlich sind. Besonderes Augenmerk legen die Prüfer auf die so genannten freien Mitarbeiter. Häufig stellt sich nämlich heraus, dass es sich in Wahrheit um Arbeitnehmer des geprüften Betriebs handelt, so dass für diesen Mitarbeiter Lohnsteuer abzuführen gewesen wäre. Auch Sachleistungen des Chefs an seine Mitarbeiter, wie etwa die Überlassung eines Betriebsfahrzeugs für private Fahrten, nehmen die Prüfer erfahrungsgemäß stets genau unter die Lupe.Vorbeugung ist das beste MittelHat der Prüfer alle Unterlagen geprüft, so findet am Ende der Lohnsteuer-Außenprüfung eine Schlussbesprechung statt. Hierbei werden insbesondere die nach Auffass r Prüfungsfeststellungen und ihre steuerlichen Auswirkungen erörtert. Dabei kann der Arbeitgeber seine gegenteilige Ansicht vortragen. Glaubt der Prüfer gar, dass der Arbeitgeber Steuerstraftaten begangen hat, so hat er ihm dies spätestens jetzt mitzuteilen. Über das Ergebnis der gesamten Außenprüfung ist dann ein Prüfungsbericht zu erstellen, in dem der Prüfer, falls erforderlich, den beanstandeten Sachverhalt, die rechtlichen Schlussfolgerungen sowie die geänderten Besteuerungsgrundlagen darstellen. Achtung: Gegen diesen Prüfungsbericht ist noch kein Rechtsbehelf möglich, sondern erst gegen die später ergehenden Nachforderungsbescheide.Eine Lohnsteuer-Außenprüfung kann also zwar Anlass zu einer gewissen Beunruhigung sein. Allerdings kann man sich gegen das nachteilige Ergebnis einer Prüfung wehren. Im Übrigen gilt auch hier: Vorbeugen ist das beste Mittel. Stets eine sorgfältige Lohnbuchhaltung, in Abstimmung mit dem steuerlichen Berater, erspart schon im Vorfeld häufig Ärger, Zeit und nicht zuletzt Geld.Arbeitgeber kann Einspruch einlegenDer Prüfungsbericht muss so umfassend sein, dass Arbeitgeber die Möglichkeit der Nachprüfung und Gegenäußerung haben. Sie haben Anspruch auf eine Abschrift des Berichts. Ergeben sich durch die Lohnsteuer-Außenprüfung keine Änderungen, erfolgt anstelle des Prüfungsberichts eine schriftliche Mitteilung seitens des Finanzamts. Wird allerdings aufgrund der Prüfungsergebnisse Lohnsteuer nacherhoben, wird das Finanzamt vom Arbeitgeber diese Summe förmlich einfordern. Der Arbeitgeber bekommt dann, soweit es sich um rückständige Pauschallohnsteuer für geringfügig oder kurzfristig Beschäftigte handelt, einen Pauschalierungsbescheid, ansonsten einen Haftungsbescheid. Erst gegen diese Bescheide – also nicht bereits gegen den vorherigen Prüfungsbericht – kann der betroffene Arbeitgeber Einspruch einlegen.Prüfungsergebnis bindet Finanzamt nichtDas Finanzamt ist durch das Ergebnis einer Lohnsteuer-Außenprüfung nicht gebunden. Wenn also – wie im Eingangsfall – ein Außenprüfer vor Jahren zunächst eine bestimmte Handhabung seitens des Arbeitgebers nicht beanstandet hat, so bedeutet dies nicht, dass das bei der nächsten Außenprüfung genauso beurteilt werden muss. Gebunden ist das Finanzamt in solchen Fällen im Allgemeinen nur dann, wenn eine förmliche Zusage nach der damaligen Außenprüfung hinsichtlich dieses speziellen Punkts erfolgt war oder bei einer ausdrücklichen verbindlichen Anrufungs-auskunft des Finanzamts (siehe dazu auch VerkehrsRundschau 6/2007, Seite 61). ❙❚■ Klaus Krohn, freier JournalistLohnsteuer-AußenprüfungLohnsteuer-Außenprüfung

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