Hinweisgeberschutzgesetz: Pflicht zum Schutz

In Kürze Das neue Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Betriebe ab 50 Angestellten dazu, interne Meldestellen zu schaffen. Worauf Firmen bei der Umsetzung achten müssen, damit am Ende keine hohen Bußgelder drohen. Nach langem Hin und Her ist das Hinweisgeberschutzgesetz nun verabschiedet. Es ist am 2. Juni im Bundesgesetzblatt veröffentlicht worden und damit in Kraft getreten. Das Gesetz soll Arbeitnehmer, die auf straf- sowie zum Teil bußgeldbewehrte und weitere Rechtsverstöße durch einen Hinweis aufmerksam machen wollen, vor Vergeltungsmaßnahmen schützen. Dazu zählen etwa Kündigung, Einschüchterung oder weniger Lohn. Damit kommen auf Unternehmen ab 50 Mitarbeitern neue Pflichten zu: Sie müssen interne Meldestellen schaffen. Allerdings haben Betriebe zwischen 50 und 249 Angestellten dafür noch Zeit bis zum 17. Dezember. Anders sieht es für Unternehmen ab 250 Mitarbeitern aus: Sie müssen die Anforderungen bis einen Monat nach Inkrafttreten umsetzen. "Das wichtigste für Großbetriebe ab 250 Mitarbeiter ist, wirklich zeitnah intern ein Instrumentarium und eine Struktur zu schaffen, die den Anforderungen entspricht", erklärt Axel Salzmann, auf Wirtschaftsrecht spezialisierter Rechtsanwalt. "In der Praxis wird es so sein, dass die meisten dieser Betriebe schon Compliance-Beauftragte haben." Dies ermögliche es, relativ einfach für den Hinweisgeberschutz entsprechende Strukturen zu schaffen. Zudem rät Salzmann auch Unternehmen ab 50 Mitarbeitern, das Thema bereits anzugehen. Die Betreuung der internen Meldestelle könne etwa ein Dienstleister übernehmen. Außerdem sollten externe Meldestellen entstehen. An diese könnten sich Arbeitnehmer oder ehemalige Beschäftigte eines Unternehmens wenden; aber auch Mitarbeiter eines Auftragnehmers oder Lieferanten, die im beruflichen Kontakt mit dem Betrieb stehen. Informieren, Einrichten, Dokumentieren Was konkret sollten Logistiker und Transporteure nun beachten? Man muss erstens verständlich über die interne Meldestelle, das Verfahren, Ansprechpartner, mögliche Maßnahmen und externe Meldeverfahren informieren. "Jeder ist hier gut beraten, den Anforderungen mit Überzeugung nachzukommen und das Thema positiv an die Mitarbeiter zu kommunizieren", erläutert Salzmann. "Das ist der größte Vorteil, den Sie generieren können." Wichtig sei daher, neben den Informationspflichten mitzuteilen, dass man das Thema ernst nimmt, auch in der Vergangenheit ernst genommen hat. Nun setze man den Hinweisgeberschutz nach den gesetzlichen Regularien um. "Man sollte klar kommunizieren: Wenn es irgendwelche Anhaltspunkte für Verstöße gibt, bitte wendet Euch an den internen Ansprechpartner, der geht der Sache nach", so Salzmann. Denn es sei einfacher, eine Meldung hausintern oder mit Berater zu bearbeiten, als wenn eine externe Meldestelle wegen eines Verstoßes auf den Betrieb zukommt. Bei einer Meldung ist nicht nur die Vertraulichkeit der hinweisgebenden Person zu wahren, sondern unter anderem auch die Identität der Person, der ein Verstoß vorgeworfen wird. Auf Meldungen darf daher nur die für die Meldestelle verantwortliche Person, Abteilung oder der Dienstleister Zugriff haben. Außerdem darf es zu keinem Interessenkonflikt aufgrund anderer Arbeiten kommen - auch entsprechende Fachkenntnis ist notwendig. "Es ist darauf zu achten, dass Betriebe eine Person auswählen, die in der Hierarchie unabhängig ist und nicht in der direkten Weisungsgebundenheit mit vielen Mitarbeitern steht." Für den Posten sei ein Mitarbeiter geeignet, der im Bereich Compliance, Datenschutz, in der internen Revision oder im Controlling tätig ist. "Wenn ein Unternehmen hier nicht selbst schon einen Angestellten hat, kann es sich anbieten, die Funktion der Meldestelle an einen Dritten zu übertragen", rät der Anwalt. Den Meldeweg kann der Betrieb schriftlich oder mündlich umsetzen. Salzmann empfiehlt, nicht nur auf einen Weg zu setzen. Denn manche Mitarbeiter tun sich leichter im Gespräch, während andere sich lieber schriftlich äußern. "Diese Möglichkeiten haben eine hohe Katalysator-Wirkung für den Betriebsfrieden und letztlich auch zur Herstellung eines funktionierenden Meldesystems." Bis zu 50.000 Euro Bußgeld möglich Zudem sind ein gewisses Verfahren inklusive bestimmter Fristen einzuhalten sowie Folgemaßnahmen durchzuführen. Unter anderem muss die Firma dem hinweis-gebenden Mitarbeiter innerhalb von sieben Tagen bestätigen, dass seine Meldung eingegangen ist. Nach drei Monaten muss er eine Rückmeldung erhalten, die ihn auch über die Folgemaßnahmen wie eine interne Untersuchung informiert. "Diese Fristen sollten Unternehmen sehr ernst nehmen. Gibt es Anhaltspunkte für Verstöße, sollten Betriebe sich schnellstmöglich damit auseinandersetzen, wie sie diese abstellen können und Folgemaßnahmen entsprechend dokumentieren." Halten sich Unternehmen nicht an das Gesetz, können Bußgelder fällig werden: Mit bis zu 50.000 Euro müssen Betriebe rechnen, die eine Meldung behindern oder Druck auf den Mitarbeiter ausüben. Schon den Versuch ahndet der Gesetzgeber. Außerdem kann es zu dieser Maximalstrafe kommen, wenn der Betrieb die Meldung vorsätzlich oder leichtfertig nicht vertraulich behandelt. Handelt das Unternehmen hier fahrlässig, wird eine Strafe von bis zu 10.000 Euro fällig. Bis zu 20.000 Euro Bußgeld können auf Unternehmen zukommen, die keine interne Meldestelle einrichten und betreiben oder betreiben lassen. Aber erst sechs Monate nach Inkrafttreten des Gesetzes sind in diesem Fall Bußgelder möglich. Und nicht nur die Unternehmen müssen zahlen: Wer wissentlich eine Falschinformation weitergibt, auf den warten ebenfalls empfindliche Strafen. Auch wenn Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern keine Pflicht haben, eine interne Meldestelle einzurichten: Ihre Angestellten könnten sich bei Verstößen an eine externe Meldestelle wenden. Ob es sich trotzdem lohnt, eine interne Stelle einzurichten, komme auf das Tätigkeitsfeld an, so Salzmann. "Eine Zollspedition hat mit anderen Risiken zu tun als ein Paketdienstleister, der sich nicht im Handels-prozess befindet, keine Verzollung durchführen muss oder größere umsatzsteuerrechtliche Konfliktfelder hat." Das müsse jeder Betrieb für sich analysieren.

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