Der Jahreswechsel hat eine neue Ära im Rechnungswesen eingeläutet: Unternehmen müssen in der Lage sein, digitale Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, die der Norm EN 16931 entsprechen. Das bedeutet, sie müssen mit Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD klarkommen.
Besonders die XRechnung kann unvorbereiteten Unternehmen gleich in den ersten Monaten des neuen Jahres ein Problem bescheren. Denn E-Rechnungen, die der Norm EN 16931 entsprechen, bestehen häufig nur aus einem maschinenlesbaren Datensatz, der für Menschen schwer entzifferbar und demnach nicht verarbeitbar ist. Der gewohnte Aufbau einer Rechnung, wie ihn alle aus PDFs oder Papierrechnungen kennen, ist keine Pflicht mehr. Vorgeschrieben ist allein der zugrundeliegende Datensatz.
Um dieses Problem zu lösen, haben einige Unternehmen bereits ein passendes Programm wie ein Dokumenten-Management-System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) eingeführt. Doch längst nicht alle haben diesen Prozess rechtzeitig durchlaufen: Wie eine Umfrage des Digitalverbands Bitkom zeigt, konnten Ende des Jahres 2024 weniger als die Hälfte der befragten Unternehmen Rechnungen als E-Rechnungen empfangen.
Dieser branchenübergreifende Status Quo dürfte auch für die Logistikbranche gelten. Doch keine Sorge: Unvorbereitete Unternehmen können diesen Missstand mit drei einfachen Schritten aufräumen. Diese gibt Jens Büscher ist CEO und Gründer von Amagno, einem vielfach ausgezeichneten Oldenburger Unternehmen, das sich auf mitarbeiterfreundliches Enterprise Content Management (ECM) spezialisiert hat:
Schritt 1: Ein E-Mail-Postfach einrichten
Die Norm EN 16931 schreibt bisher nur vor, aus welchen Daten E-Rechnungen bestehen müssen. Wie Unternehmen sie empfangen, ist ihnen freigestellt. Wichtig ist allerdings weiterhin, dass die Vollständigkeit und Unveränderlichkeit der Rechnungen gewährleistet ist.
Am einfachsten ist es, für den Empfang von E-Rechnungen eine bisher sehr gängige Methode zu nutzen: ein E-Mail-Postfach. Viele Unternehmen nutzen bereits spezielle Mailadressen, an die alle Rechnungen verschickt werden. Diese können genauso auch für E-Rechnungen eingesetzt werden. Wichtig dabei ist, dass die E-Mail-Adresse nur Lieferanten mitgeteilt wird, um Missbrauch und Spam zu reduzieren.
Das Praktische: Ein E-Mail-Postfach für E-Rechnungen ist schnell eingerichtet und lässt sich später einfach mit einem DMS oder ECM verknüpfen.
Schritt 2: Einen Viewer nutzen
Die aktuell gängigsten Formate für E-Rechnungen sind die XRechnung und ZUGFeRD. Beide bestehen aus einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz in Form einer XML-Datei. Beim Format ZUGFeRD ist dieser in ein PDF eingebettet – mit einem einfachen PDF-Reader können Mitarbeitende solche Rechnungen also weiterhin lesen. Ob die gesetzlich vorgeschriebenen Daten jedoch wirklich richtig hinterlegt sind, lässt sich im PDF nicht erkennen.
Eine schnelle Abhilfe schaffen E-Rechnungs-Viewer. Diese einfachen Programme können XML-Datensätze anzeigen, sprich in eine für Menschen lesbare Form übersetzen. Zudem überprüfen sie, ob alle nötigen Daten hinterlegt sind. Mitarbeitende können somit die Inhalte prüfen und den Zahlungsprozess starten.
Wer sich nach einem E-Rechnungs-Viewer umschaut, findet mittlerweile viele Angebote. Auch kostenlose Tools sind dabei. Wichtig zu wissen ist: Die meisten kostenlosen E-Rechnungs-Viewer sind webbasiert. Das ist auf der einen Seite praktisch, da kein Programm installiert werden muss. Auf der anderen Seite kann es gerade für (mittel-)große Unternehmen der Logistikbranche aufwendig sein, Rechnungen einzeln hochzuladen. Zudem muss der Datenschutz gewährleistet sein.
Schritt 3: Die Weichen für ein DMS/ECM stellen
Ein E-Rechnungs-Viewer ist eine einfache und schnelle Lösung, um E-Rechnungen innerhalb kürzester Zeit wenigstens rudimentär empfangen zu können. Langfristig sollten Unternehmen jedoch darüber nachdenken, ein Dokumenten-Management-System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) einzuführen.
Ein DMS oder ECM kann wie ein Viewer E-Rechnungen anzeigen und überprüfen. Hinzu kommen weitere Vorteile:
Es kann mit dem E-Mail-Postfach verknüpft werden, sodass neue E-Rechnungen automatisch in das System einfließen. Es archiviert E-Rechnungen revisionssicher nach den gesetzlichen Vorgaben. Es lässt sich über Schnittstellen mit DATEV, dem hauseigenen ERP-System oder anderen Programmen verbinden, sodass Prozesse wie Buchungen automatisiert angestoßen werden können. Es kann Daten extrahieren, eingebettete Informationen verarbeiten und diese auf Wunsch mit den zugehörigen Dokumenten verbinden. Es schafft Transparenz, da alle zuständigen Mitarbeitenden Änderungen wie digitale Stempel in Echtzeit einsehen können.
Ein DMS oder ECM innerhalb weniger Tage auszuwählen, wäre ein Schnellschuss. Besser ist es, diesen Prozess in Ruhe anzugehen, wenn das erste Chaos gemeistert ist.
Die E-Rechnungspflicht als Chance begreifen
Die E-Rechnungspflicht mag wie ein zusätzlicher Aufwand wirken. Sie birgt jedoch enormes Potenzial für die Logistikbranche. Der Wechsel von Papierbergen und wenig strukturierten PDFs hin zu klar definierten, digitalen E-Rechnungen spart langfristig Zeit, Kosten und Nerven.
Ein E-Mail-Postfach und ein Viewer sind einfach eingerichtet und bieten innerhalb kürzester Zeit die Möglichkeit, E-Rechnungen empfangen zu können. Mit einem DMS oder ECM lassen sich anschließend langfristig die Vorteile digitaler Rechnungen nutzen: mehr Effizienz und Transparenz. Diesen zukunftsorientierten Prozess anzustoßen, sollten Logistikunternehmen jeglicher Größe zu ihren Top-3-Zielen des Jahres 2025 zählen.
