E-Rechnungspflicht ab 2025: Was Unternehmen wissen müssen

Am 1. Januar 2025 ist Stichtag. Dann müssen alle inländischen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im Geschäftskunden-Segment (B2B) zu empfangen. Entweder per E-Mail, über eine elektronische Schnittstelle oder auch als Download über ein Portal. Darauf verweist Jutta Knell, stellvertretende Hauptgeschäftsführerin des DSLV Bundesverbandes Spedition & Logistik in Berlin. PDF zählt nicht als E-Rechnung Hintergrund für diese Neuerungen ist das Wachstumschancengesetz, das der Bundesrat im März 2024 beschlossen hat. Und zu einigen der Änderungen gehöre, erklärt Knell, dass in Deutschland zum 1. Januar 2025 „elektronische Rechnungen“ und „sonstige Rechnungen“ eingeführt werden. Elektronische Rechnungen müssen demnach, so die DSLV-Referentin, zum 1. Januar 2025 verpflichtend der europäischen Norm EN 16931 gemäß der EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (Richtlinie 2024/55/EU) entsprechen, während „sonstige Rechnungen“ Rechnungen in Papierform oder in anderen elektronischen Formaten sind, etwa als PDF oder aber im JPEG-Format. „Jedes Unternehmen muss gleichwohl zum 1. Januar 2025 in der Lage sein, inländische elektronische Rechnungen zu empfangen.“ Der Rechnungs-Empfänger dürfe E-Rechnungen auch nicht ablehnen, wenn der Rechnungs-Aussteller auf E-Rechnung bestehe. Die E-Rechnungs-Standards Positiv sei jedoch, dass für den E-Rechnungs-Empfang ein E-Mail-Postfach oder aber auch der Download der Datei über ein Portal ausreiche, betont Knell. Erfreulich sei zudem, dass das Bundesfinanzministerium (BMF) nicht auf den rein maschinell auslesbaren E-Rechnungen nach der Norm EN 16931 bestehe. So erlaube das BMF neben diesen strukturierten Rechnungen, etwa nach dem Standard XRechnung, auch hybride Datenformate, also „zusammengesetzte Rechnungen mit einem strukturierten Datenteil mit einem zusätzlichen menschenlesbaren Datensatz. Zum Beispiel falle das Format ZUGFeRD unter die hybriden Rechnungsformate. „Das hilft den Betrieben sehr“, lobt die DSLV-Referentin, weil sie keine ausschließlich verschlüsselten Rechnungs-Dateien erhalten und diese dann, wie gehabt, lesen, ausdrucken und weiterhin abheften können. „Da ist das BMF den Firmen entgegengekommen.“ Zudem ermögliche das BMF die Weiternutzung bereits etablierter elektronischer Rechnungsformate, etwa mittels EDI-Verfahren wie EDIFACT. Was den Firmen auch hilft: Für den Rechnungs-Versand gelten zum Glück noch Übergangsfristen. Unternehmen können also nach wie vor bis zum 1. Januar 2026 Papierrechnungen versenden, erläutert Knell. Und vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers könne ein Rechnungsaussteller bis zu diesem Stichtag weiterhin auch „sonstige Rechnungen“, etwa als PDF, versenden. „Spätestens bis zum 1. Januar 2028 müssen aber alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen sowohl zu empfangen als auch zu versenden“, betont Knell. Das klingt alles technisch komplex, hat aber auch Vorteile. Mehr Digitalisierung erhöhe stets die Effizienz in Unternehmen, sagt sie. Abgesehen davon sei die E-Rechnung heute schon in einigen EU-Staaten wie etwa Italien, Frankreich und Polen Pflicht. So gesehen gebe es etliche Spediteure, weiß sie aus einer Umfrage unter Mitgliedsfirmen des DSLV, die die E-Rechnung begrüßen. Was die DSLV-Referentin indes kritisiert, ist zweierlei: Es gebe zwar ein Schreiben des BMF vom 13. Juni 2024, wie die E-Rechnung umgesetzt werden soll. „Noch ist dies aber nur ein Entwurf. Sprich: Was zum 1. Januar 2025 konkret kommt, weiß man noch nicht.“ Erst im vierten Quartal, das Datum sei da nach wie vor offen, wolle das BMF das entsprechende Umsetzungs-Schreiben versenden. Das sei auch der größte Kritikpunkt aller Verbände, betont Knell, die zu dem BMF-Entwurf Stellung genommen haben. „Die Unternehmen brauchen ja auch Zeit zur Umsetzung. So müssten sie zwar für den Empfang einer E-Rechnung tatsächlich nur über ein E-Mail-Postfach verfügen. Sie müssen die E-Rechnung aber auch auslesen können. Und dafür braucht es nun einmal eine spezifische Konvertierungs-Software.“ IT-Lösungen können helfen Gute Nachricht ist, es gibt Software-Lösungen, die die Unternehmen auf dem Weg zur E-Rechnung, ja sogar zum elektronischen Dokumenten-Management unterstützen können. Ein Anbieter ist Amagno in Oldenburg, der sich auf digitale Prozesse und Dokumente spezialisiert hat. Gründer und Geschäftsführer Jens Büscher hatte zuvor im öffentlichen Dienst gearbeitet und war damals, sagt er heute, „erschlagen von den vielen Umlauf-Akten in den Behörden – das war alles sehr unproduktiv.“ Daher habe er Amagno gegründet, um mittels eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) kleinere und mittelständische Firmen bei der Digitalisierung ihrer Prozesse zu unterstützen, wie etwa aktuell bei der Implementierung der neuen E-Rechnungs-Pflicht. So auch das Logistikunternehmen Weets in Emden, das in 2023 das DMS von Amagno eingeführt hat und so schon heute für den Empfang von E-Rechnungen gerüstet ist, wie Jan Hommers, Leiter Controlling von Weets, erläutert (siehe unten; das komplette Interview unter www.verkehrsrundschau.de). Aus Sicht von Büscher ist dabei für die Betriebe die größte Herausforderung, dass die Unternehmen Rechnungen ab 1. Januar 2025 nicht mehr als optisches Dokument erhalten, sondern als Datensatz (siehe Abbildung oben). „Das ist nicht mehr das Rechnungs-Layout, wie man es kennt. Das ist nur noch strukturierte Information, die sehr verwirrend wirken kann. Und diese strukturierten Informationen müssen Firmen künftig empfangen und verarbeiten. Wenn sie das nicht können, ist es so, als würden sie die Rechnung unbesehen in die Mülltonne werfen“, formuliert er es. Wie gesagt, gelte diese Pflicht schon ab 1. Januar 2025 für Eingangs-Rechnungen. Und wer das nicht könne, der könne zum Beispiel als Unternehmen auch keinen Skonto mehr ziehen, würde vielleicht auch von seinen Kunden angemahnt. Richtig düster werde es, wenn sich dann auch noch das Finanzamt einschalte. In lesbares Format bringen Die gute Nachricht laut dem IT-Experten Büscher ist: Es gibt im Internet Anwendungen, sogenannte Viewer, mit denen man sich solche E-Rechnungen wie eine herkömmliche Rechnung ansehen kann. Sinnvoller sei es aber, sagt er, wenn ein Unternehmen seine E-Rechnungen in ein digitales DMS wie Amagno importiere. „Wir bringen die E-Rechnung damit in ein lesbares Format, damit es nicht zu Unterbrechungen in der Buchhaltung kommt. Dabei werden die Informationen so angeordnet, dass sie wie eine Rechnung auf Papier aussehen. Der Vorteil der Nutzung eines DMS gegenüber der Nutzung eines Viewers ist, dass die Rechnung in einem DMS direkt in einen effizienten digitalen Prozess zur Rechnungsverarbeitung eingespeist werden kann.“ Zum 1. Januar 2025 müssen, wie gesagt, alle Firmen hierzulande in der Lage sein, inländische E-Rechnungen zu empfangen. Um sich dafür zu rüsten, ist Information die erste Pflicht: „Kontaktieren Sie dazu“, rät Büscher, „Ihren Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, um fachlich auf der richtigen Seite zu sein.“ Danach sollten Transport- und Speditionsbetriebe ihre Lieferanten und Auftraggeber kontaktieren. „Klären Sie mit diesen ab, wie diese ihre Rechnungen ab dem Stichtag übermitteln wollen: ob als sonstige Rechnung oder aber als E-Rechnung. Zum anderen sollte jede Firma ein eigenes E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen einrichten und die Geschäftspartner informieren, ihre Rechnungen künftig an diese Mailadresse zu senden. „Das ist sehr schnell getan. Wenn man einen pfiffigen IT-ler an der Hand hat, geht das noch in letzter Minute.“ Was indes ein echtes Problem sei, warnt Büscher, sei, dass etliche Unternehmen noch sehr alte ERP-Systeme einsetzen, die nicht in der Lage seien, die neuen in der Rechnungs-Stellung erforderlichen Formate zu erzeugen. Denn alle Unternehmen mit einem Vorjahres-Umsatz von über 800.000 Euro müssen bereits zum 1. Januar 2027 in der Lage sein, E-Rechnungen zu versenden; für alle anderen Betriebe gilt diese Pflicht ab 1. Januar 2028. Sprich: Die Unternehmen haben nur noch zwei oder drei Jahre Zeit für die Umsetzung. Umso dringlicher sei es, empfiehlt Büscher, dass die Betriebe schon jetzt mit den Herstellern ihrer ERP-Systeme abklären, ob diese die neuen Formate erzeugen können. Interview mit Jan Hommers, Leiter Controlling der Spedition Weets Spedition Weets: „Wir sind für den E-Rechnungs-Empfang gerüstet“ Ab1. Januar 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Wie sich die Spedition Weets dafür gerüstet hat, sagt Jan Hommers, Leiter Controlling der Unternehmensgruppe in Emden. Sie sind Leiter Controlling der Spedition Weets. Zum 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Sie sind Sie dafür schon gerüstet, und wenn ja was haben Sie dafür getan? Ab 1. Januar 2025 werden wir elektronische Rechnungen empfangen können. Das ist für uns kein Problem. Wir nutzen ja bereits an allen unseren Niederlassungen in Deutschland die Dokumenten-Management-Software-Lösung (DMS) von Amagno, die wir seit Juni 2023 für alle ein- und ausgehenden klassischen Buchhaltungs-Belege wie etwa Gutschriften und Rechnungen einsetzen – sowohl debitoren- als auch creditoren-seitig Alles das ist in unserem DMS drin. Positiver Nebeneffekt ist, dass wir dadurch auch das Thema E-Rechnung abdecken. Wir sind also gerüstet Warum haben Sie sich für ein DMS entschieden? Als Controller lege ich großen Wert auf transparente und effiziente Prozesse. Ein DMS unterstützt mich dabei, diese Prozesse klar abzubilden und zu optimieren. Ein wesentlicher Vorteil ist, dass wir durch das DMS nahtlose Schnittstellen zu anderen Anwendungen schaffen können, was den gesamten Arbeitsablauf erheblich vereinfacht und automatisiert. Was konkret ändert sich durch die neue E-Rechnung bei Ihnen in der Buchhaltung, und wie hilft Ihnen da das DMS von Amagno? In unserer Buchhaltung spüren wir keine konkreten Veränderungen durch die Einführung der E-Rechnung, da wir mit dem bereits implementierten DMS von Amagno eine vollständig digitale Lösung nutzen. Die Software wandelt die neuen E-Rechnungen automatisch im Hintergrund um, sodass unsere Buchhaltung mit den gewohnten Prozessen nahtlos weiterarbeiten kann. Können Sie mal aufzeigen, was Sie dank des DMS konkret an Zeit und Geld einsparen? Früher mussten unsere Mitarbeiter in der Buchhaltung alle Buchhaltungsbelege, die per Post oder per Mail gekommen sind, ausdrucken, stempeln, im Hause an die einzelnen Mitarbeiter verteilen und teilweise an die Niederlassungen in Deutschland versenden. Heute ist alles digitalisiert und lediglich der geringe Anteil der Rechnungen, die per Post kommen, muss in den digitalen Kreislauf eingefügt werden. Bei einer 40-Stunden-Woche sind das vier bis fünf Stunden Zeitersparnis pro Mitarbeiter in der Buchhaltung. Bei zwei Mitarbeitern sind das also zehn Stunden Zeitersparnis pro Woche. Zeit, die sie nun besser und sinnvoller für andere Aufgaben im Personalbereich nutzen können. Außerdem sparen wir dadurch immens Papier. Deshalb sind wir gerade dabei, jeden Prozess, wie z. B. das Erfassen der Aufträge in unserem Unternehmen, zu digitalisieren. Ein DMS kann ja sehr viel mehr, als „nur“ E-Rechnungen zu empfangen. Wie viel mussten oder müssen Sie für das DMS investieren? Die Investitionen in das DMS sind von verschiedenen Faktoren abhängig und können daher variieren. Die Kosten richten sich in erster Linie nach der Anzahl der benötigten Lizenzen und der Größe des Unternehmens. Zusätzlich spielen der Umfang der gewünschten Funktionen und mögliche Anpassungen des Systems eine Rolle. Es handelt sich also um eine flexible Investition, die auf die individuellen Bedürfnisse unseres Unternehmens zugeschnitten wird. Was waren im Rückblick die größten Herausforderungen bei der Einführung des DMS? Anfangs waren unsere Mitarbeiter erstmal etwas skeptisch. Sprich: wir mussten erst die entsprechende Akzeptanz schaffen. Letztlich ist das aber ein sehr schlüssiges Konzept und sehr selbsterklärend. Mittlerweile finden unsere Mitarbeiter das DMS gut, auch weil es etliche Aufgaben einspart, die sie früher händisch erledigen mussten. Eine weitere Herausforderung war, dass man sich zuweilen zu sehr auf die automatischen Prozesse verlässt. Denn Fakt ist, dass manchmal das System bestimmte Dinge nicht korrekt erkennt. Der menschliche Verstand ist also nach wie vor wichtig (lacht). Amagno bietet das DMS über Cloud. Sie haben sich für die eigene Server-Lösung entschieden. Warum? Wir haben uns deshalb für eigene Server-Lösung entschieden, weil uns das Thema Sicherheit sehr wichtig ist. Letztlich muss das aber jedes Unternehmen selbst entscheiden. Das Thema Cloud ist ja heute sehr selbstverständlich geworden. Letzte Frage: Bis wann werden Sie für das Thema Ausgangs-E-Rechnungen gerüstet sein? Wir gehen das Thema Ausgangs-E-Rechnungen im nächsten Schritt an. Neben dem DMS haben wir auch für unsere Transport- und Logistikleistungen entsprechende Programme und digitale Lösungen, über die die Ausgangsrechnungen erzeugt werden. Derzeit befinden wir uns in ersten Gesprächen, wie diese Umsetzung konkret aussehen kann. Unser Ansatz ist es, diese Baustelle frühzeitig zu schließen und sicherzustellen, dass die E-Rechnungen gesetzeskonform versendet werden können. Gleichzeitig ist es uns wichtig, die Ausgangsrechnungen so zu gestalten, dass sie im Sinne unserer Kundschaft optimal zur Verfügung stehen. Ein genauer Zeitrahmen lässt sich aktuell noch nicht festlegen, aber das Thema hat bei uns hohe Priorität Wir hoffen, bereits zum 1. Januar 2025 soweit zu sein. Was raten Sie schlussendlich Ihren Branchenkollegen, damit die pünktlich zum 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können? Sich frühzeitig mit dem Thema auseinander zu setzen. Das wäre mein wichtigster Rat. Je später sich ein Unternehmer darum kümmert, desto schwerer wird sich tun, IT-Spezialisten zu bekommen. Denn die Ressourcen da sind natürlich endlich.

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