Der richtige Start ins Fuhrpark-Management

Eine Tachodaten-Software bietet Disponenten und Flottenmanagern viele innovative Funktionen zur effizienten Bearbeitung der Daten aus digitalen Fahrtenschreibern. Hochwertige Lösungen stehen meist als Office- und Web-Versionen zur Verfügung und können darüber hinaus im Rahmen von Wartungsservices mit zahlreichen Kompetenz- und Knowhow-Leistungen erweitert werden. Dabei ist es vor allem für Neukunden und Einsteiger in das digitale Fuhrpark-Management sinnvoll, im Vorfeld der Anschaffung genau zu prüfen, welche Variante, welche Features und welche Servicemodule am besten passen. Das Softwarehaus Zauner unterstützt diese Vorgehensweise beispielsweise mit einem Vier-Punkte-Programm. Anders als vielleicht erwartet, geht es dabei weniger um technische Fragen als vielmehr um grundsätzliche Faktoren der Bedarfsorientierung.

Wieviel Fahrzeuge?  

In den meisten Fällen zeigt sich, dass allein schon die Größe des Fuhrparks vorgibt, welche Variante einer Tachodaten-Software angebracht ist. Denn die Anzahl der zu bearbeitenden Fahrzeuge hat nicht nur Einfluss auf den erforderlichen Funktionsumfang der Software, sondern wirkt sich direkt darauf aus, wie hoch die laufenden Ausgaben für die Tachodaten-Archivierung ausfallen. Mit anderen Worten: Es ist stets darauf zu achten, dass das Kostenmodell des Systemanbieters so flexibel angelegt ist, dass es sich an der Größe des Fuhrparks orientiert. Daten von bis zu drei Fahrzeugen können beispielsweise mit ARCweb – das ist derzeit die führende Web-Lösung von Zauner in diesem Bereich – schon für 10.- Euro im Monat rechtssicher archiviert werden. 

Lokal oder Online?

Eine sinnvolle Option ist ARCweb auch, wenn die Fahrzeuge des Mini-Fuhrparks permanent auf der Straße unterwegs sind und das Unternehmen weitgehend mobil geführt wird. Die Antwort auf die Frage, unter welchen Voraussetzungen sich der Umstieg auf eine lokale Office-Version lohnt, hängt dann von mehreren Faktoren ab. Dass der Fuhrpark auf mehr als drei Fahrzeuge heranwächst, ist dabei nur ein Kriterium. Von mindestens ebenso großer Bedeutung sind Aspekte wie die örtlich verfügbaren Rechnerkapazitäten, Netzqualitäten oder Backup-Volumen – um nur einige Beispiele zu nennen. Zwar gibt es in der IT einen allgemeinen Trend zu webbasierten Applikationen, aber gerade bei Branchen-Software – und dazu zählen ja Fuhrpark-Management-Systeme – raten Fachleute aktuell noch zu lokalen Lösungen. In der Office-Version lässt sich beispielsweise zaarc.next von Zauner dann zunächst als lokale Einzelplatz-Station installieren und anschließend peu a peu zur Mehrplatz-Lösung ausbauen.

Welche Funktionen?

Erst jetzt – also mit dem Switch zur Office-Variante von zaarc.next – stellt sich für viele FM-Disponenten auch die Frage nach einem erweiterten Funktionsangebot der Software. Hier empfiehlt es sich dann, eine konkrete Bedarfsanalyse durchzuführen, bei der nicht mehr allein die Fuhrpark-Größe relevant ist, sondern auch die Branche und die Fahrzeugtypen (Lkw, Baumaschinen, Silotransporte etc.). Der Funktionsumfang einer Tachodaten-Software sollte daher sehr flexibel angelegt sein. Vor allem aber sollte er möglichst über das gesetzliche Notwendige hinaus gehen, um dem Fuhrpark-Betreiber die Chance zu eröffnen, die Effizienz seiner Prozesse zu steigern. Konkret bedeutet das etwa, das die Software neben innovativen Features zum rechtssicheren Auslesen, Auswerten und Archivieren aller Daten aus digitalen Fahrtenschreibern auch eine leistungsfähige Strukturverwaltung, eine Zeitstrahl-Visualisierung, ein Erinnerungssystem, eine automatisierte Führerscheinkontrolle, umfassende Bußgeldlisten und vieles andere mehr bieten sollte. Hier am falschen Ende zu sparen, macht sich langfristig meist nicht bezahlt.

Wieviel Service?

Je nach Branche und Komplexität des Fuhrparks ist es für den Spediteur zudem ratsam, sich auch danach zu erkundigen, welchen Mehrwert ihm der Service eines FM-Anbieters offeriert. Im Idealfall kann er sich nämlich auf diese Weise viel Planungs- und Rechtssicherheit ins Haus holen. Zum Wartungspaket von zaarc.next gehören beispielsweise viele kostenfreie Serviceleistungen, wobei insbesondere die Möglichkeiten der juristischen Konsultation und der Weiterbildung von großem Vorteil sind. Erwähnenswert sind hier etwa ein FAQ-Onlinekatalog, der grundsätzliche Fragen zum Verkehrs-, Transport- und Arbeitsrecht beantwortet sowie der Zugang zu einem Online-Formular für konkrete Anfragen zu allen rechtlichen Aspekten der Tachodaten-Archivierung formulieren. Diese Anfragen landen direkt in der Mailbox der Kanzlei Recht&Mobilität des Rechtsanwalts Philippe Rabenschlag in Frechen, mit dem Zauner zusammenarbeitet. Auf europäischer Ebene kooperiert das Unternehmen mit CORTE.

Zu einem professionellen Service gehören freilich auch regelmäßige technische und inhaltliche Software-Updates. Zauner führt hierbei nicht nur Anpassungen auf der Basis der jüngsten Entwicklungen in den Bereichen Informationstechnik, Telekommunikation und Telematik aus, sondern integriert immer auch die aktuelle Gesetzgebung und Rechtsprechung. Mit zaarc.next erhalten Speditionen, Transport- und Fuhrbetriebe also nicht nur ein starkes FM-Tool, sondern auch ein Arbeitsmittel, dass zugleich der Zukunftssicherung des Unternehmens dient.

Nicht zu vergessen: Zauner bereitet aktuelle Entwicklungen der Branche immer wieder in kostenfreien Webinaren für seine Kunden auf. Mit dem hier vermittelten Fachwissen erhalten die Disponenten und Fahrer der Unternehmen einen steten Input an Knowhow. Gemeinsam mit Rechtsanwalt Philippe Rabenschlag startet das Unternehmen ab August beispielsweise ein Webinar zur Einführung der neuen Smart Tacho Gen 2 Vers 2 an (Anmeldungen sind über die Website möglich).