So klappt's mit dem TMS

Die Digitalisierung ist in der Transport- und Logistikbranche klar auf dem Vormarsch. Während bei großen Playern die meisten Prozesse bereits digitalisiert sein dürften und sich einige bereits mit dem nächsten Level beschäftigen - Stichwort Künstliche Intelligenz - gibt es noch viele kleinere und mittelständische Unternehmen, die bei der Planung ihrer Transporte noch mit Excel-Tabelle und Telefon arbeiten. Zu diesen gehörte bis vor Kurzem auch Rolling Cases aus Metzingen. Die Firma ist in der Veranstaltungslogistik zu Hause, beschäftigt 15 Mitarbeitende und hat sechs Lkw - die bei Messen, Konzerten oder auch großen Festivals zum Einsatz kommen. "Bei uns war es gängige Praxis, dass wir mit verschiedenen Plattformen unseren Alltag organisiert haben: von Excel-Tabellen über diverse Google-Kalenderfunktionen für die Fahrzeug- oder Personalplanung bis hin zu einem einfach strukturierten Abrechnungsprogramm", berichtete Geschäftsführer Niklas Steinhilper bei einem Online-Seminar der VerkehrsRundschau. Es mangelte an einheitlichen Strukturen und Vernetzung. "Das machte es auch für uns als kleines Unternehmen schwer, die täglichen Themen so zu gestalten, dass man einen schönen Workflow hat: Aufträge annehmen und diese an Fahrer kommunizieren. Und zwar so funktional, dass der Fahrer genau die Informationen erhält, die er wissen muss", so Steinhilper. Das war dann auch der Hauptgrund, warum sich Rolling Cases auf die Suche nach einem TMS begeben hat. Prozesse identifizieren Aber wie findet man aus dem reichhaltigen Angebot - es dürfte über 100 Systeme am Markt geben - das System, das für das eigene Unternehmen am besten passt? Ob Stammdatenverwaltung, Personal- und Fuhrparkverwaltung, Disposition und Tourenplanung, Abrechnung - die Grundfunktionen sollten bei den meisten Systemen gleich sein. Im Findungsprozess hat auch Steinhilper schnell gemerkt, dass erst einmal die eigenen Prozesse genau identifiziert und dokumentiert werden müssen. Was mache ich in meinem Unternehmen, was sind meine Kernaufgaben? "Ein TMS, das nur ziehende Einheiten abrechnen kann, hätte nichts gebracht, da unsere Auflieger einige Tage am Veranstaltungsort verbleiben", erzählt Steinhilper. Die Mitarbeitenden übernehmen zudem an der Be- und Entladestelle oft Auf- und Abbautätigkeiten. "Auch das muss ich in einem TMS abbilden können", so Steinhilper. Viel Wert legte er zudem auf eine intuitive Bedienung des Systems. "Es darf nicht passieren, dass ich davorsitze und mich frage, was dieses Programm jetzt von mir will." Und schließlich müsse auch das Gegenüber - sprich der Anbieter und seine Kundenbetreuer - die Prozesse in der Transport- und Logistikbranche verstehen. "Wer den Unterschied zwischen einem Koffer und Planenauflieger nicht kennt, hat nicht den nötigen Background, mir irgendwas verkaufen zu können", so der gelernte Kfz-Mechaniker und Veranstaltungstechniker. Mit ausschlaggebend seien auch die Kosten. "Wenn ein TMS-System meinen Jahresgewinn auffrisst, lohnt sich das natürlich nicht", gibt Steinhilper zu bedenken. Sein Resümee: "Am Ende des Tages muss ein TMS sitzen wie ein Maßanzug. Man kann zwar in einem herkömmlichen auch schick aussehen - in einem maßgeschneiderten Anzug, der genau passt, fühlt man sich aber einfach wohler." Zeit mitbringen! Von der Vorstellung, dass so ein Maßanzug - um bei diesem Vergleich zu bleiben - in wenigen Wochen im Schrank hängt, sollte sich aber jeder verabschieden, der vor einem Digitalisierungsprojekt steht. "Meine größte Fehleinschätzung war, dass ich mir ein TMS aussuche und dann geht das los", erinnert sich Steinhilper. Eine TMS-Einführung dauere seine Zeit, "bei uns vom Entschluss bis zur Einführung sechs Monate." Und auch Folgendes sollte einem bewusst sein: Nach dem Start ist das Projekt noch lange nicht abgeschlossen. "Man kippt nicht die Daten ins System und hat am nächsten Tag einen digitalisierten Frachtbrief", so Steinhilper. Dass die Voraussetzung für eine TMS-Einführung eine sehr gute Datenbasis ist, betont auch Bernhard Knauß von Rio, dem Anbieter, für den sich Rolling Cases letztendlich entschieden hat: "Ob Debitoren, Kreditoren, Mitarbeitende, Ladungsträger und natürlich Adressen - je besser die Qualität der Stammdaten, desto besser läuft dann auch der digitale Transportprozess." Es braucht also viele Schritte und ausreichend Zeit, bis mit dem neuen System gearbeitet werden kann. Einen weiteren Faktor sollte man ebenfalls nicht unterschätzen: die "Das haben wir immer so gemacht"-Mentalität von Mitarbeitenden. "Bei uns hat das vergleichsweise gut geklappt, aber nicht jeder möchte sich von seinem Google-Kalender oder der Excel-Tabelle lösen", so Steinhilper. Dos und Don'ts bei der TMS-Einführung Dos Don'ts - Bestimmen Sie einen Projektleiter und statten Sie diesen mit zeitlichen Ressourcen aus - Setzen Sie einen Projektplan auf - Erarbeiten Sie eine Übersicht Ihrer Prozesse und der bisherigen Workarounds - Bereinigen Sie Ihre Stammdaten vor der Einführung oder legen Sie alles neu an - Betrachten Sie eine TMS-Einführung nicht als Sprint, sondern eher als Marathon - Gehen Sie nicht davon aus, dass alle Mitarbeitenden auch etwas Neues haben wollen - Vergessen Sie nicht, die Mitarbeitenden in die Einführung einzubinden - Niemals ohne Schulung an den Start gehen!

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