"Wissensmanagement ist mit einem Mosaik vergleichbar"

Wie findet ein Logistikdienstleister heraus, welches Wissen überhaupt relevant ist? Wissensmanagement ist mit einem Mosaik vergleichbar. Man hat viele kleine Mosaiksteinchen, die auch schon für sich genommen Nutzen bringen – legt man sie aber zum großen Ganzen zusammen, hat man sein unternehmensindividuell implementiertes und aktives Wissensmanagementsystem. Gerade in einer differenzierten Branche wie der Logistik muss nicht nur eine Analyse der internen Prozesse und des Mitarbeiterwissens erfolgen, sondern auch das Wissen der Stakeholder und insbesondere der Geschäftspartner berücksichtigt werden. Wer nicht weiß, wohin sein Kunde will, wird es schwer haben. Das ist auch eines der großen Probleme im Mittelstand. Einerseits halten über 70 Prozent der Mittelständler Wissensmanagement für elementar wichtig. Die Wenigsten setzen es aber um, weil es komplexer und aufwändiger ist, als gedacht. Wie sollte ein Unternehmen bei der Implementierung von Wissensmanagement-Tools vorgehen? Am Anfang stehen die Unternehmensziele und die Strukturierung des Wissens. Was brauche ich in jeder einzelnen Prozessstufe an Wissen und Qualifikation? Dies kann man beispielsweise in einer Wissenslandkarte mit ganz einfachen Tools wie Flipchart und Excel festhalten. Stufe zwei ist das Schaffen einer Unternehmenskultur, die dafür offen ist, Wissen zu teilen. Erst wenn ich weiß, wie mein Wissensmanagement aussieht, kann ich mich um Stufe drei, nämlich die Auswahl einer Software kümmern. Wer die Auswahl des IT-Tools, mit dem die Mitarbeiter am Ende arbeiten sollen, an den Anfang der Kette stellt, wird mit hoher Wahrscheinlichkeit scheitern. Es gibt offenbar viele Ansätze, Wissen zu dokumentieren. Wie verhindert man, dass man schon in Stufe 1 den Überblick verliert? Es gibt rund 50 verschiedene Methoden, wie man Wissensmanagement strukturieren kann. Es gibt Wissenslandkarten, Mikroartikel, Wikis, Storytelling, Best Practices, Wissensbilanzen, Lessons Learned und und und. Einigen Sie sich auf zwei bis drei Methoden zur Dokumentation, was bei Projekten oder Kunden nicht geklappt hat und sich nicht wiederholen soll und was besonders gut geklappt hat und multipliziert werden soll. Welche Software eignet sich insbesondere für KMU? Das ist pauschal nicht zu beantworten, eben weil Wissensmanagement eine sehr individuelle Angelegenheit ist. Es gibt eine unglaubliche Vielfalt an Tools, von Standard Programmen wie Office- 365 mit Sharepoint, Open Source Wikis bis zur hochspezialisierten Workforce-Software, die auf agiles Arbeiten von jedem Ort aus ausgelegt ist. Ist es empfehlenswert das firmeninterne Wissen auf einer Cloudplattform zu verwalten? Unbedingt. Cloudanbieter können Ausfallabsicherung und ein IT-Sicherheits-Level sowie einfache Webzugriffe und Rechtevergabe ohne VPN-Installationen bieten, das ein Mittelständler mit eigener Serverlandschaft gar nicht leisten kann. Unternehmen, denen die Cloud aus Sicherheitsgründen immer noch suspekt sind, nutzen oft Plattformen, die noch nicht einmal DSGVO-konform sind. Wer Whatsapp auf Firmenhandys zulässt, das alle Telefonkontakte abgreift, agiert widersprüchlich zu seinen eigenen Argumenten. Wie bringt man die Mitarbeiter dazu, die IT-Plattformen auch zu nutzen? Wer hat nicht schon einmal eine Datei oder eine Information gesucht? Wissensmanagement reduziert nachhaltig und in großem Umfang Suchzeiten und Doppelarbeiten. Mit solchen, praktischen Argumenten und nutzvollen Schritten können Sie Mitarbeiter leicht von den Vorteilen überzeugen und den individuellen Nutzen aufzeigen. Jeder profitiert, wenn er weiß, wo er die für ihn wichtigen Informationen findet. Ein weiterer Motivationsanreiz ist die Bonifizierung von Wissenstransfer. Wenn beispielsweise ein Außendienstler Entwicklungen des Wettbewerbs nach Innen kommuniziert und daraus neue Entwicklungen oder Angebote entstehen, ist das durchaus honorierungswürdig. Oder küren Sie einen Mitarbeiter des Monats für Wissenstransfer, wenn er sich hierum besonders verdient gemacht hat. Das zeigt auch, welche Bedeutung die Geschäftsführung dem Wissensmanagement beimisst. MH

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