Fuhrparkmanagement

Fuhrparkmanagement Sparen mit Spar: Weniger Software ist mehr Der Einzelhändler Spar Österreich hat ein neues System für das Fuhrparkmanagement eingeführt und damit drei bestehende Anwendungen durch eine durchgängige Lösung ersetzt. Morgens, 10.00 Uhr in Österreich – dieser Termin ist für die sechs Zweigniederlassungen von Spar Österreich prägend für den Rest des Tages. Bis zu diesem Zeitpunkt gehen in Marchtrenk, Dornbirn, Wörgl, Graz, Maria Saal und St. Pölten die noch am selben Tag auszuliefernden Bestellungen aus rund 1500 angeschlossenen Spar-Märkten und -Supermärkten ein. Für deren Verteilung stehen 160 eigene und 50 fremde LKW parat, die in drei Schichten rund um die Uhr Liefertouren fahren. Um den Zeitplan einhalten zu können, kommt es beim Disponieren, Kommissionieren und Verladen auf jede Minute an. Je eher die Disponenten die Transportaufträge kennen, desto schneller können sie die Touren bilden. „Das war einer der Gründe für das Einführen eines neuen durchgängigen Fuhrparkmanagementsystems“, erklärt Peter Holleis von der Spar-IT-Tochter Spar Business Services. Holleis verantwortet dort die IT der Logistiksysteme. „Das alte System war bereits 25 Jahre im Einsatz und wurde nicht mehr gepflegt“, so der IT-Experte. Alle Systeme miteinander verbinden Ergänzt wurde die alte Software durch zwei Insellösungen zum einen für die Personaleinsatzplanung, die Fuhrparkverwaltung und Budgetplanung und zum anderen für die leistungsabhängigen Fahrerprämien. „Wir haben einen Anbieter gesucht, der alle drei Funktionen in einem System abbilden kann und uns damit ein paar Schnittstellen erspart“, erinnert sich Holleis. Ebenfalls gefordert war die Anbindung an das ERP-System SAP (Enterprise Resource Planning), das bei dem Händler die gesamte Warenwirtschaft steuert. Eine weitere wichtige Schnittstelle betrifft das Warehousemanagementsystem Wamas, das die Lagerbestände verwaltet und die Kommissionierung steuert. Schließlich musste noch ein vorhandenes Telematiksystem mit Fahrerhandhelds angebunden werden. „Das neue Fuhrparkmanagement sollte sich mit allen Funktionen völlig in die bestehende IT-Landschaft integrieren, unsere Abläufe beschleunigen und vereinfachen“, fasst Holleis seine Ziele zusammen. Helfen, die Ziele zu erreichen, soll ihm dabei die Software Cosware von der Firma COS. „Die Referenzen, Durchlaufzeiten, Kosten und die Integrierbarkeit von Cosware sprachen für sich“, so Holleis. Den Anfang in dem Softwareprojekt machte eine Pilotphase am Standort Marchtrenk. Die zweitgrößte Zweigniederlassung verfügt über 34 eigene Fahrzeuge und bedient an sechs Tagen pro Woche 320 Kunden mit Waren aus dem Frischesortiment. An zwei bis fünf Tagen stehen zusätzlich Waren aus dem Trockensortiment auf dem Programm. Die Tagesleistung verteilt sich auf 120 Touren mit durchschnittlich drei bis vier Stopps. Die Fahrer bewältigen dabei zwischen einer und drei Touren pro Schicht und werden prämienbezogen entlohnt. Für jede Tour gibt es eine vorgegebene Soll-Zeit, die am Ende mit der Ist-Zeit verglichen wird. Gleiches gilt für die zurückgelegte Strecke, die mittels der Tourenplanungsfunktion der neuen Software festgelegt wird. Prämienlohn per Knopfdruck berechnen „Auch dieser Prozess wurde durch Cosware deutlich vereinfacht und für die Fahrer transparenter und gerechter“, berichtet Spar-Logistikleiter Thomas Fellner. Die Prämienberechnung ist jetzt in den Ablauf integriert. Die Fahrer geben wichtige Tourereignisse wie den Beginn der Lade- und Entladetätigkeit oder Pausen über die Tastatur am Handheld ein. Alle prämienrelevanten Daten werden aus dem Fuhrparkmanagement- direkt an das Prämien-Modul übertragen. Manuelle Eingriffe seien – anders als zuvor – nicht mehr notwendig. Wenn sich zum Beispiel kurzfristig der Fahrer einer Tour ändert, muss diese Korrektur nun nur noch einmal durchgeführt werden. „Das ist einer der Vorteile der Integration: Alle Module arbeiten mit derselben Datenbasis“, erklärt IT-Mann Holleis. Auch bezüglich der Streckenführung sei man durch die neue Lösung schlauer geworden. In einigen Fällen konnten Logistikleiter Fellner und sein Team die gefahrenen Strecken für die einzelnen Touren verbessern. Entscheidend seien dabei die Kilometer oder Autobahngebühren pro Rollcontainer. „Wir sehen hier durch die neue Lösung bereits eine gute Entwicklung“, so Fellner. Ein direkter Vergleich mit den Vorjahren sei jedoch aufgrund veränderter Rahmenbedingungen nicht möglich. So müssen seit einigen Monaten viele neue Abladestellen wie zum Beispiel die Spar Express Tankstellenshops angefahren werden. Die weiteren Abladestellen erhöhen die Notwendigkeit, die Organisation zu straffen. „Bestes Beispiel sind die virtuellen Kommissionierscheine, mit denen unsere Disponenten rund 30 Minuten eher mit der Fahrzeugeinteilung beginnen können“, sagt Fellner. Die sogenannten virtuellen Kommissionierscheine können direkt nach Ablauf der Bestellfrist um 10.00 Uhr durch das Programm generiert und disponiert werden – dafür sorgt die direkte Anbindung des Systems an SAP und die Lagerverwaltung Wamas. In Marchtrenk werden jeden Tag 4000 bis 5000 Kommissionierscheine bearbeitet. Während die drei Disponenten mit den virtuellen Daten ihre Arbeit beginnen können, läuft in Wamas die Bestandsprüfung. In der Regel ist nicht die gesamte bestellte Ware in ausreichender Menge im Lager vorrätig. In diesen Fällen nimmt das Lagerverwaltungssystem eine Mengenkorrektur vor und erstellt erst dann die finalen Kommissionierscheine. Auf dieser Basis stellen dann die rund 200 in Marchtrenk beschäftigten Kommissionierer die Rollwägen zusammen, während die Disponenten die durch Mindermengen entstandenen Lücken der Touren auffüllen. Der so frei gewordene Platz auf der Ladefläche wird in der Regel für Vorlieferungen mit weniger eiligen Waren genutzt. Die Schnittstelle zu SAP gewährt Einblicke in die Bestellungen der Folgetage. Der zweistufige Prozess sorge für eine Auslastung der LKW von nahezu 100 Prozent. Mehr als nur Lenk- und Ruhezeiten sehen Mittlerweile ist die Lösung in allen Zweigniederlassungen von Spar Österreich ausgerollt. Holleis denkt daher über die nächsten Verbesserungen nach. „Wir werden mithilfe von Cosware die Personaleinsatzplanung vereinfachen“, so der IT-Mann. Auch hier werde die Integration in die IT-Landschaft von Spar eine Schlüsselrolle spielen. Künftig sollen An- und Abwesenheitszeiten der Fahrer sowie Urlaubs-, Krankheits- und Schulungstage direkt in das Fuhrparkmanagement eingegeben und an SAP übertragen werden. Wenn nach der Erweiterung eines Tages morgens um 10.00 Uhr in Österreich in der Spar-Disposition die Tourenplanung beginnt, dann kann die Lösung nicht nur die verfügbaren Lenk- und Ruhezeiten, sondern auch die Abwesenheitszeiten der Fahrer berücksichtigen. ❙❚■ Serge Voigt

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