"Durchhalten, am Ball bleiben - es lohnt sich"

Am Ende waren Oliver Girr und Fabian Neugebauer erleichtert. Nahezu sechs Stunden lang hatten sich der Juniorchef von Girr Logistik, Graben bei Augsburg, und sein Projektleiter den Fragen von FUMO-Auditor und Berater Marc Swoboda gestellt und ihm Abläufe im Unternehmen erklärt. Am Ende zahlte sich ihre akribische Vorbereitung aus: Girr Logistik hat mit 83 Prozent das Audit bestanden und erhält damit das FUMO-Compliant-Carrier-Zertifikat. Unterlagen stets schnell griffbereit Für Swoboda hat das Augsburger Transport- und Speditionsunternehmen Beachtliches geleistet. "Girr Logistik hat das Audit schon im ersten Anlauf bestanden", lobt er. Besonders gefallen hat ihm, dass Girr und Neugebauer alle erforderlichen Nachweise schnell zur Hand hatten. "Das zeigt, dass sich die Projektverantwortlichen im Vorfeld des Audits viele Gedanken gemacht haben, was sie nachweislich dokumentieren wollen", betont der FU-MO-Auditor. Gerade bei Kontrollen, etwa durch das Bundesamt für Güterverkehr (BAG), sei dies wichtig: "Ein Unternehmer muss dann solche Unterlagen schnell griffbereit haben, um nachweisen und dokumentieren zu können, dass er sauber gearbeitet hat", weiß Swoboda, der selbst lange Jahre im Speditionsgewerbe tätig war - zuletzt als Leiter einer Spedition. Und für Oliver Girr ist das FUMO-Compliant-Carrier-Zertifikat ein weiterer wichtiger Meilenstein des Unternehmens, das seine Eltern Angela und Robert Girr im Jahr 1989 gegründet haben (siehe Kasten Seite 28). Beide sind noch Geschäftsführer von Girr Logistik, haben aber vor elf Jahren die Leitung in die Hände ihres Sohns Oliver gelegt. Unter seiner Ägide entwickelte sich der Teil- und Komplettladungs-Spezialist zum Speditions- und Logistikunternehmen weiter. Letztlich war es ein Auftraggeber, der den Stein mit FUMO ins Rollen gebracht hat: "Einer unserer Kunden wollte, dass wir ihm bestimmte Dokumente auf dem FU-MO-Profil hochladen", erzählt Oliver Girr (siehe Kasten Seite 30). Erst da habe er sich mit dem FUMO-Konzept gründlicher auseinandergesetzt und erkannt: "Wenn es uns damit gelingt, rechtssichere Prozesse in unserer Firma zu schaffen, vermeiden wir leichter Buß- und Strafgelder." Grund genug für ihn, das FUMO aktiv anzugehen. Tatkräftig unterstützt von Fabian Neugebauer, der kurz nach Abschluss seiner Aufstiegsfortbildung zum geprüften Fachwirt für Güterverkehr und Logistik das FUMO-Projekt federführend vorantrieb. Ob dem 25-Jährigen die Vorbereitung darauf, zumindest in den Tagen vor dem FUMO-Audit, manche schlaflose Nacht bereitet hat? Man weiß es nicht. Am Tag des Audits selbst wirkt Neugebauer gelassen und konzentriert. Auf jede Frage von Auditor Swoboda hat er eine Antwort und kann präzise begründen, wie die innerbetrieblichen Prozesse und Abläufe bei Girr Logistik und in der Zusammenarbeit mit Auftraggebern, Frachtführern und Behörden geregelt sind. Einige wenige Aktionen auf dem Tablet, und er und Girr können Swoboda fast alle erforderlichen Unterlagen, wie etwa Fahrzeug- und Fahrer-Kontrollnachweise, sauber eingepflegt auf der FUMO-Datenbank dokumentieren. Was einfach aussieht, "war in den vergangenen drei Monaten in der Projektumsetzung ziemlich aufwendig und hat mehrere Mitarbeiter in Beschlag genommen", räumt Neugebauer ein. Da sich Girr für eine komplette digitale Verwaltung seiner Nachweise entschieden hat, durfte er dafür, im Zusammenspiel mit allen Girr-Mitarbeitern, alle für das Audit erforderlichen Dokumente wie Handelsregisterauszug, Beförderungslizenzen, Versicherungspolicen, aber auch Fahrzeug- und Fahrer-Kontrollnachweise, Unterweisungen und viele Nachweise wie Mindestlohn-Bescheinigungen sammeln, die bislang in unterschiedlichsten Ordnern abgelegt waren, einscannen und in die FUMO-Plattform einpflegen. Wobei für das Bestehen des Audits laut Swoboda das Nachweisen der Belege auch in herkömmlicher Papierform gereicht hätte. Wer das komplexe Thema Halterhaftung im Fuhrpark kennt, weiß, welcher Aufwand dahintersteckt. Um allein alle damit verbundenen Termine wie UVV-Prüfung, Führerscheinkontrollen und TÜV-Hauptuntersuchungen im Blick zu behalten, hat gut zu tun. Mit sechs jährlichen Kontrollen pro Fahrzeug kann sich dies selbst bei kleinen Fuhrparks schnell auf mehrere Hundert Termine pro Jahr summieren. "Und das ist nur ein Bruchteil von dem, was ein Transport- und Speditionsunternehmer neben seinem eigenen Tagesgeschäft managen muss, um damit die gesetzlich vorgeschriebenen Vorgaben und Pflichten zu erfüllen", ergänzt Swoboda. Hinzu kommen da, sagt er, unzählige weitere Unterlagen, die der Unternehmer vorhalten muss: Angefangen bei der gültigen Erlaubnis für den gewerblichen Güterkraftverkehr seiner eigenen Firma und die seiner eingesetzten Frachtführer, über Fahrer-Kontrollnachweise (Beispiel Ladungssicherung) und Versicherungspolicen bis hin zu seinen Verträgen und Vergütungs-Vereinbarungen mit Geschäftspartnern, etwa eingesetzten Frachtführern, zählt Swoboda einige wenige Beispiele auf. "Und im Ernstfall muss ein Unternehmer diese Unterlagen schnell vorweisen können. Sonst ist er schnell in der Haftung", warnt der Auditor. "Und ihm drohen dann, falls er nichts entsprechend dokumentieren kann, möglicherweise teure Strafgelder sowie schlimmstenfalls Freiheitsstrafen und gar der Entzug seiner Güterkraftverkehrs-Lizenz." Habe ein Unternehmer dagegen zum Beispiel bei FUMO alles ordnungsgemäß eingepflegt, könne er viel leichter nachweisen, dass er sauber arbeitet. Und was waren für Neugebauer und Girr die größten Hürden, um FUMO umzusetzen? Größtes Problem sei natürlich gewesen, die vielen notwendigen Papiere und Unterlagen, die bislang in den unterschiedlichen Abteilungen der Firma hinterlegt waren, zusammenzutragen, erzählt Neugebauer. "Manchmal wussten wir nicht, welcher unserer Mitarbeiter überhaupt dafür zuständig war." Mit Zertifikat bei Auftraggebern punkten Gelöst hat er das ganz pragmatisch: "Jeder von uns erhielt nach einer kurzen Vorauswahl einfach einen Aufgabenstapel in die Hand gedrückt und musste überprüfen, ob diese Unterlagen auf dem aktuellen Stand waren." So hätten sich durch FUMO fallweise sogar neue Zuständigkeitsbereiche für manche Mitarbeiter ergeben. "Mit dem Vorteil, dass jetzt jeder weiß, für welche Aufgaben und Papiere er zuständig ist." So gesehen sei die FUMO-Einführung, sagt er, fast eine kleine Reorganisation gewesen. "Geholfen hat uns dabei auf jeden Fall der Leitfaden ,FUMO-Auditor'", meint Neugebauer. "Wir konnten so alle für das Audit relevanten Fragen intern vorab durchspielen und uns so auf das Audit vorbereiten", meint auch Girr. "Wobei das Ergebnis eines internen Audits nicht immer mit unserem externen Audit-Ergebnis übereinstimmt", schränkt Swoboda ein. "Als externer Auditor haben wir zwangsläufig Einblick in unterschiedliche Betriebe und so viele Vergleichsmöglichkeiten, die ein Einzelner nicht hat. Wo intern oft eine Datumseingabe oder ein Haken als Nachweis einer Kontrolle reichen, möchte ein externer Auditor auch ein ausgefülltes Dokument sehen." Würde sich Girr, nach den gemachten Erfahrungen, wieder für FUMO entscheiden? Er ist davon überzeugt: "Sowohl das FU-MO-Compliant-Carrier-Zertifikat als auch das Trusted-Carrier-Siegel des Bundesverbands Güterkraftverkehr Logistik und Entsorgung (BGL) sind die Zukunft. Denn als nationale Transport- und Speditionsdienstleister müssen wir uns noch stärker über Qualität verkaufen." Natürlich bleibe der Preis für den Auftraggeber immer sehr wichtig. Wenn ein Transportdienstleister aber zusätzlich ein Zertifikat von FUMO oder das Siegel des BGL vorweisen könne, helfe ihm das, bei potenziellen Kunden zu punkten - Stichwort vernünftiges Preis-Leistungs-Verhältnis. Noch würden Verlader solche Nachweise in Ausschreibungen kaum einfordern. Girr ist sich sicher: "Das wird stärker kommen." Schon heute habe er deshalb das Profil seines Unternehmens bei "FUMO Profil" hinterlegt, und in jedem Mail-Anschreiben an Kunden weise er diese in seiner Signatur darauf hin, unter welchem FUMO-Link sie alle von ihm erforderlichen Unterlagen einsehen und für ihre eigenen Nachweispflichten herunterladen können. Gerade im Spot-Geschäft, in dem Spediteure schnell die Genehmigungen und Nachweise von Transportdienstleistern nachfragen, unterstütze dies in der Praxis sehr. Das Tool spart letztlich allen Zeit Und was rät Girr schlussendlich seinen Branchenkollegen, die ebenfalls das FU-MO-Compliant-Carrier-Zertifikat anstreben? "Durchhalten, am Ball bleiben - selbst wenn einige Mitarbeiter erst meckern", sagt er und lacht. "Denn letztlich spart das Tool allen Zeit. Das merkt man aber erst im Nachhinein." Mehr zum Thema im Dossier Unternehmensführung www.verkehrsrundschau.de/dossiers Daten + Fakten Girr Logistik Das mittelständische Transport- und Speditionsunternehmen Girr Logistik wurde im Jahr 1989 von Angela und Robert Girr gegründet. Beide sind nach wie vor Geschäftsführer des Unternehmens. Im Jahr 2011 übergaben sie die Leitung von Girr Logistik an Sohn Oliver. Das Unternehmen ist zudem mit eigenen Standorten in Kohren Salis bei Leipzig, Groß Gerau bei Frankfurt/Main und in Riga/Lettland vertreten. Mittlerweile beschäftigt Girr Logistik insgesamt 180 Mitarbeiter und setzt 110 eigene Transporteinheiten ein. Zudem ist die Spedition Partner der Kooperationen Elvis und ILN. eh Daten + Fakten FUMO Solution FUMO Solution ist ein modulares, webbasiertes Compliance Management System für die Transportlogistik. Es ist eine Software, die Firmen im rechtskonformen Umgang, etwa mit ihrem Personal, Equipment und Auftraggebern unterstützt. FUMO Solution ist ein Teil der Springer Fachmedien München GmbH, zu der auch die VerkehrsRundschau gehört. eh

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